Thuật ngữ “Tiêu chuẩn” được mô tả là các văn bản có chứa các thông số Kỹ thuật hoặc các Tiêu chí chính xác khác, được sử dụng một cách nhất quán như các quy tắc, hướng dẫn hoặc định nghĩa về các đặc tính của vật liệu, sản phẩm, quy trình và dịch vụ. Tuy nhiên, có một sự khác biệt lớn trong cách các Tiêu chuẩn đã được phát triển và được duy trì, cũng như khác biệt về việc tham gia và áp dụng các Tiêu chuẩn.
Về cơ bản, có ba loại Tiêu chuẩn chính:
Các Tiêu chuẩn được công nhận (Accredited standards) thường có hai đặc điểm quan trọng: được phát triển và thông qua một quá trình đồng thuận mở, theo hướng dẫn của các cơ quan Tiêu chuẩn quốc gia hoặc quốc tế. Các thủ tục này đảm bảo lợi ích của tất cả các bên liên quan sẽ được lắng nghe và giải quyết. ISO, IEC, ANSI và các Cơ quan Tiêu chuẩn Quốc gia khác cùng phát triển các Tiêu chuẩn thông qua quá trình đồng thuận này. Các tổ chức này cũng cung cấp cơ chế mở và các thủ tục cho bất cứ thành viên nào tham gia vào quá trình xem xét các Tiêu chuẩn. Các Tiêu chuẩn đã được công nhận được phát hành công khai từ các cơ quan Tiêu chuẩn tương ứng.
Các Thông số Kỹ thuật Ngành (Industry specifications) thường ở dạng các thông lệ Ngành được chính thức hóa. Ví dụ như SWOP (Specifications for Web Offset Publications), là một thông số kỹ thuật in offset cuộn được Tiêu chuẩn hóa, hoặc PSO (Process Standard Offset) là Tiêu chuẩn cho quá trình in offset (tờ rời). Các thông số kỹ thuật này thường được phát triển bởi một nhóm trong Ngành, nhưng không có hướng dẫn hoặc thủ tục chính thức nào bắt buộc rằng việc xây dựng Tiêu chuẩn này được mở cho bất kỳ bên liên quan nào. Những nhóm Ngành như vậy không bị ràng buộc phải xem xét hoặc phản hồi các nhận xét về Tiêu chuẩn của họ. Tuy nhiên, các Tiêu chuẩn này vẫn được công bố rộng rãi và có thể được tham khảo trong các Tiêu chuẩn đã được công nhận.
Các Tiêu chuẩn thực tế (De facto standards) thường được phát triển và sở hữu bởi một nhóm hoặc một công ty, và được sự tín nhiệm của một số lượng lớn người sử dụng. Việc phát triển các Tiêu chuẩn này được thực hiện trong một nhóm kín và không mở đối với quá trình đồng thuận. Ngoài ra, các Tiêu chuẩn thực tế có thể thay đổi mà không cần báo trước. Trong một số trường hợp, việc sử dụng các Tiêu chuẩn này đòi hỏi phải trả phí cấp phép. PostScript là một ví dụ về Tiêu chuẩn thực tế. Trong nhiều trường hợp, các Tiêu chuẩn thực tế được phát triển bởi một công ty để phục vụ một dòng sản phẩm cụ thể và với một thị trường cụ thể.
Hầu hết đều đồng ý rằng việc xây dựng các Tiêu chuẩn được công nhận (như ISO chẳng hạn) rất quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi Công nghệ và Thương mại quốc tế. Tuy nhiên, quá trình phát triển của các Tiêu chuẩn được công nhận thường tốn rất nhiều thời gian. Việc thảo luận và xây dựng các Tiêu chuẩn được thực hiện bởi các tình nguyện viên trong Ngành, phụ thuộc vào nhiều yếu tố nguồn nhân lực tham gia, sự hỗ trợ của các Công ty mà tình nguyên viên đang làm việc, sự hỗ trợ của Công ty trong ngành….. Hơn nữa, trong việc đảm bảo tính đồng thuận cần nhiều thời gian và sự kiểm chứng trước khi các Tiêu chuẩn được phát hành.
Trong những phần sau, chúng tôi sẽ tập trung vào công việc của các Cơ quan Tiêu chuẩn được công nhận, cụ thể là ISO, IEC và ANSI, là những Tổ chức đưa ra các Tiêu chuẩn cho Ngành Kỹ thuật In và Đồ họa.
