Thực tế, lĩnh vực cho thuê máy in đang phát triển tại VN, đáp ứng nhu cầu tối ưu hóa chi phí hoạt động của văn phòng. Sử dụng dịch vụ này cũng giúp chuyên nghiệp hóa lĩnh vực in ấn vốn được sử dụng rộng rãi trong các văn phòng nói chung.
Prima.vn xin giới thiệu với bạn đọc tầm quan trọng của Chiến lược Quản lý In. Các tác động hiện tại về kinh tế, môi trường, năng suất và bộ phận CNTT và lợi ích của việc thực hiện chiến lược quản lý in ấn.
Cắt giảm chi phí, gia tăng giá trị lợi nhuận, luôn là thách thức với các nhà quản lý. Các giám đốc điều hành phải đối mặt với thách thức giảm số lượng nhân viên hoặc giảm chi phí chung. Trong dài hạn, một trong hai chiến lược này có thể dẫn đến tác động tiêu cực về năng suất và tinh thần. Do vậy, một trong những chiến lược có thể giúp kiểm soát chi phí đáng kể và nâng cao năng suất, đó là in ấn trong văn phòng. Trung bình 1-3% doanh thu hàng năm của một công ty được dùng vào việc in ấn tài liệu. Và điều này đang có xu hướng tăng.
Chiến lược Quản lý In cho phép các Công ty/tổ chức kiểm soát những chi phí này bằng cách thuê máy in bên ngoài. Trong mô hình chi phí dựa trên hạn mức sử dụng này, các Công ty chỉ phải trả tiền cho số lượng bản in mà họ sử dụng. Không yêu cầu chi phí vốn, quản lý và bảo trì.
Tầm quan trọng của Chiến lược Quản lý In
Nhiều giám đốc điều hành đang tìm kiếm các chiến lược hữu hiệu để cắt giảm chi phí chung trong thời kỳ kinh tế khó khăn hiện nay. Đồng thời, họ cũng phải tìm cách thúc đẩy năng suất và tỷ suất lợi nhuận trên giá trị tài sản. Thách thức là hai mục tiêu này thường có tỷ số chênh lệch. Việc thúc đẩy năng suất thường đòi hỏi chi tiêu vốn, trong khi cắt giảm chi phí có nghĩa là làm tổn hại đến năng suất.
Một trong những chiến lược cho phép để cắt giảm chi phí mà không ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất. Đó là tối ưu hóa sản xuất rài liệu in ấn trong các văn phòng.
Tác động ngày càng tăng của in ấn
Ảnh hưởng kinh tế
Theo Gartner Group, chi tiêu cho việc in ấn trong văn phòng chiếm từ 1-3% doanh thu hàng năm của công ty. Điều này có nghĩa là một công ty có doanh thu 100 tỷ VND/năm sẽ chi từ 1 đến 3 tỷ VND cho riêng việc in ấn tài liệu trong văn phòng mỗi năm.
Một số thống kê của IDC cho thấy khối lượng in ấn trong văn phòng nói chung đang giảm ở mức 1-2% mỗi năm. Tuy nhiên, phần lớn điều này là do sự suy giảm chung của nền kinh tế toàn cầu. Thực tế, hầu hết các công ty vẫn tiếp tục tăng chi phí trong lĩnh vực in ấn bên trong tổ chức của họ. Các công ty cần xác định đúng mức độ cần thiết về việc in ấn và đội ngũ phục vụ cho việc này.
Nhiều Công ty cũng đang tiến hành in nhiều màu hơn. Điều này đặc biệt quan trọng vì bản in màu có giá cao hơn bản in đen trắng từ 5 đến 10 lần.
Do chi phí ngày càng tăng, hầu hết các công ty lại có nhiều nhà cung cấp phần cứng, vật tư và sửa chữa máy in. Việc quản lý các mối quan hệ này và xử lý nhiều hóa đơn sẽ tạo ra những chi phí không cần thiết. Thực tế, nhiều Công ty không biết họ đang chi tiền cho những mục nào trong chuổi in ấn văn phòng. Thông thường, điều này là do chi phí cho vật tư, dịch vụ, phần cứng và hỗ trợ bị phân tán trong rất nhiều mục chi tiêu.
Tác động môi trường
In ấn văn phòng cũng có tác động to lớn đến môi trường. Nhân viên văn phòng trung bình tiêu thụ 10.000 trang giấy mỗi năm. Vì cần 60% cây để làm một hộp giấy, mỗi nhân viên văn phòng tiêu thụ khoảng 1,2 cây mỗi năm. Thêm vào đó là hiệu ứng nhà kính do khí thải ra từ ngành công nghiệp nặng sản xuất giấy, nhân với số lượng nhân viên trong mỗi Công ty/tổ chức, có thể thấy rằng việc in ấn có thể có tác động to lớn như thế nào đến môi trường.
Máy in và máy photocopy cũng tiêu thụ một lượng lớn điện năng vì chúng sử dụng nhiệt trong quá trình in để làm mực bám vào giấy. Như vậy, máy in là một trong số những thiết bị tiêu thụ điện lớn nhất trong văn phòng.
Nguồn cung cấp máy in cũng có thể có tác động đến môi trường. Hộp mực máy in trung bình cần 3 lít dầu để sản xuất. Nếu không được tái chế, phải mất hơn 1.000 năm để hộp mực phân hủy trong bãi rác.
Tác động đến năng suất
Việc in ấn cũng ảnh hưởng đến năng suất của công ty. Cung cấp tài liệu đến đúng vị trí, vào đúng thời điểm là trọng tâm của nhiều quy trình làm việc. Máy in kém hiệu quả, cũ kỹ dễ bị hỏng hóc, cản trở hiệu quả văn phòng. Việc bỏ qua bảo trì phòng ngừa không chỉ dẫn đến quy trình làm việc bị gián đoạn mà còn làm giảm vòng đời sử dụng của máy in.
Ảnh hưởng của IT
Vui lòng đăng nhập để xem chi tiết và tham gia bình luận</strong><strong>. Xin cám ơn</strong><strong> , Đăng nhập