Trong quá trình in, ta thấy có sự ảnh hưởng của thiết bị rất nhiều khi tái tạo màu sắc của hình ảnh. Từ lúc chụp hình bằng máy ảnh kỹ thuật số, đến xử lý trên phần mềm máy tính, sau đó là in thử để khách hàng kiểm tra bằng máy in thử và cuối cùng là in sản lượng. Thật phức tạp! Chưa kể đến sản phẩm ngành in lại đa dạng, đủ các loại vật liệu, giấy, màng, kim loại; chưa kể có nhiều loại giấy khác nhau nữa; rồi cả mực in. Chỉ cần thay đổi một yếu tố, thì màu sắc sẽ có sự khác biệt (Xem Hình 1).

Hình 1: Màu sắc hình ảnh khi không có sự quản trị màu giữa các thiết bị
Chúng ta vẫn có thể phục chế màu tốt, không cần quản lý màu, nhưng điều kiện là gì?
Khả năng của người kỹ thuật viên, người có kinh nghiệm lâu năm và cần phải tốn nhiều thời gian. Nhưng bên ngoài sản xuất, các doanh nghiệp thường không có thời gian và cũng không có nhiều kỹ thuật viên kinh nghiệm. Ngoài ra, quá trình kiểm soát màu cũng sẽ khó hơn nếu làm việc không có quy trình cụ thể, thông số rõ ràng; màu của mẫu khác màu của màn hình máy tính, màu của bản in khác màu của mẫu in thử, in lần này khác in lần trước,…Biết trước kết quả, kiểm soát tất cả các công đoạn của quá trình in là một nhu cầu thực tế của sản xuất in hiện đại. Do vậy, một hệ thống quản lý màu nhằm phục chế màu ổn định và chính xác dựa trên một nguyên tắc căn bản là cần thiết.
Quản lý màu chủ yếu thực hiện 2 chức năng:
- Cho phép gán một màu cụ thể với một giá trị RGB hoặc CMYK
- Duy trì sự ổn định của màu khi phục chế trên các thiết bị.
Quản lý màu là giải pháp kiểm soát và điều chỉnh các thiết bị khác nhau trong cùng một hệ thống, phục chế theo các điều kiện in thực tế để màu khi in ra sẽ giống với tờ in thử hoặc kỳ vọng của khách hàng (Xem Hình 2).

Hình 2: Màu sắc hình ảnh khi có sự quản trị màu giữa các thiết bị
Chúng ta có thể nhìn thấy màu sắc qua: hình ảnh trên máy chụp ảnh/ máy quét, chỉnh sửa trên file máy tính, tờ in thử và tờ in sản lượng.Màu sắc trên các thiết bị khác nhau cũng có thể cho ta cảm nhận khác nhau, mỗi máy lại có profile riêng, yêu cầu cần thống nhất cùng một profile sử dụng củacác thiết bị lại với nhau. Đó là không gian kết nối hồ sơ về đặc tính phục chế màu của thiết bị (Profile connection space – PCS). Hồ sơ màu của thiết bị tuân thủ các qui định của ủy ban quốc tế về màu ICC (International Color Consortium) được gọi là ICC profile. (Xem Hình 3)

Hình 3: Sơ đồ thể hiện nguyên tắc cơ bản khi chuyển đổi không gian màu)
Một hệ thống quản lý màu có ba thành phần cơ bản :
– Không gian màu độc lập với thiết bị – không gian này có thể là không gian làm việc hoặc không gian màu tham chiếu. Thường là không gian màu CIELAB
– Hồ sơ màu của mỗi thiết bị phù hợp với ICC (ICC profile). Nó cho biết khả năng phục chế màu của một thiết bị như máy quét, màn hình, máy in. Ví dụ với màu Cyan 100% thì hồ sơ màu cho biết màu xanh đó sẽ xuất hiện khi in trên máy in cụ thể A; còn nếu không có hồ sơ màu, thì Cyan 100% không có ý nghĩa.
– Phần mềm hay giải thuật chuyển đổi không gian màu từ thiết bị nhập sang thiết bị xuất (còn được gọi là mô đun quản lý màu: Color Matching Module – CMM). Ta có thể chọn một CMM của Adobe hay CMM của Apple, Khi làm việc trong môi trường Adobe người ta thường chọn CMM ACE (Adobe Color Engine). CMM làm nhiệm vụ “biên dịch” màu từ một không gian màu của thiết bị này đến một không gian màu của thiết bị khác tùy theo mục đích diễn dịch (#RenderingIntent).
Quản lý màu yêu cầu nhiều yếu tố, nhưng đảm bảo kiểm soát màu sắc nhất quán, đạt chất lượng; tránh sự biến đổi màu sắc trong quá trình sản xuất.