Khi một Công ty bao bì giao các đơn hàng được đóng gói hoặc phân loại không chính xác hoặc một nhà in cung cấp sản phẩm không đồng đều màu với tiêu chuẩn của khách hàng, hậu quả sẽ vượt xa việc in lại. Chủ sở hữu thương hiệu mất niềm tin, khách hàng hay các nhà bán lẻ bắt đầu từ chối các lô hàng. Trong khi đó, các đối thủ cạnh tranh giành được chỗ đứng trong khi danh tiếng của bạn cố gắng phục hồi.
Kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất giúp ngăn chặn những thảm họa này bằng cách phát hiện các vấn đề trước khi chúng đến tay khách hàng. Các hoạt động sản xuất in chỉ được gọi là thành công, khi chất lượng luôn nằm trong sự kiểm soát của quy trình. Khi chỉ dựa vào kiểm tra sản phẩm cuối cùng để phát hiện lỗi, điều đó đồng nghĩa hao phí tài nguyên đã xảy ra. Các công ty thành công luôn xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng trong mọi giai đoạn sản xuất, tạo ra các hệ thống xác định sớm các vấn đề và ngăn chặn chúng xảy ra.
Trong bài viết này Prima.vn xin giới thiệu những phác thảo về việc xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn sản xuất hiện nay, dựa trên số liệu, phân tích quy trình và đào tạo nhân viên.
Kiểm soát chất lượng sản xuất in
Kiểm soát chất lượng trong quy trình sản xuất cần phát hiện các lỗi trước khi chúng trở thành vấn đề của nhà in và khách hàng. Trong hoạt động sản xuất in, điều này có nghĩa là đảm bảo rằng những gì được in ra phù hợp với các dữ liệu kỹ thuật số đã được phê duyệt và đúng với thông số kỹ thuật yêu cầu của khách hàng. Trong khi đảm bảo chất lượng tập trung vào việc ngăn ngừa lỗi thông qua quy trình thiết kế và quy trình trước in, thì kiểm soát chất lượng sẽ phát hiện và khắc phục các sự cố trong quá trình in và hoàn thiện sau in. Mỗi quy trình sản xuất in đều có sự thay đổi từ vật liệu, mực in, về hiệu suất máy in, các điều kiện môi trường như độ ẩm và nhiệt độ cũng như người vận hành máy in. Kiểm soát chất lượng xác định khi nào những biến thể này đe dọa đến chất lượng sản phẩm và cung cấp dữ liệu cần thiết để khắc phục sự cố.
Quy trình sản xuất hiện nay, đã phát triển vượt xa việc chỉ dựa vào khâu kiểm tra cuối cùng để phát hiện các vấn đề về chất lượng. Kiểm soát chất lượng truyền thống tập trung chủ yếu vào việc phát hiện lỗi ở sản phẩm cuối cùng (KCS), điều này vừa tốn kém vừa không hiệu quả trong việc ngăn ngừa các vấn đề của khách hàng. Các hệ thống ngày nay tích hợp kiểm tra chất lượng trong toàn bộ quy trình sản xuất – từ thiết kế, in thử trước khi sản xuất, giám sát trong quá trình in đến xác nhận cuối cùng. Sự phát triển này diễn ra vì hoạt động in đã học được một sự thật cơ bản: ngăn ngừa lỗi thông qua việc phát hiện sớm và kiểm soát quy trình có chi phí thấp hơn nhiều so với việc khắc phục sự cố sau khi sản phẩm hoàn thiện hoặc chúng đến tay khách hàng. Các hệ thống kiểm soát chất lượng tốt nhất hiện nay hoạt động song song với quá trình sản xuất ở mọi giai đoạn thay vì chờ đợi cho đến khi kết thúc.
Kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng
Đảm bảo chất lượng (QA – Quality assurance) và kiểm soát chất lượng (QC – Quality control) thực hiện những công việc khác nhau trong hoạt động sản xuất in, nhưng chúng cần phối hợp với nhau để hệ thống quản lý chất lượng thật sự hoạt động và đem lại hiệu quả. QA và QC yêu cầu các kỹ năng và công cụ khác nhau, tuy nhiên chúng phải phối hợp chặt chẽ nếu bạn muốn chất lượng sản phẩm ổn định. Đảm bảo chất lượng cung cấp nền tảng bằng cách thiết kế các quy trình sản xuất in để ngăn ngừa sự cố, trong khi kiểm soát chất lượng cung cấp mạng lưới an toàn bằng cách phát hiện các sự cố xảy ra bất chấp các biện pháp phòng ngừa.
Hình 1: Sự khác biệt chính giữa QA và QC.
Đảm bảo chất lượng tập trung vào việc phòng ngừa, đó là thiết kế các quy trình in có hiệu quả, xác định chất lượng các nhà cung cấp vật liệu, mực, các hóa chất phụ trợ mà công ty có thể tin cậy, đồng thời giữ cho thiết bị hoạt động trơn tru. Kiểm soát chất lượng phát hiện các vấn đề sau khi chúng xảy ra, kiểm tra, thử nghiệm và đo lường thông qua để đảm bảo sản phẩm in đáp ứng các tiêu chuẩn của khách hàng.
Mặc dù các chức năng này sử dụng các công cụ và kỹ năng khác nhau nhưng hệ thống quản lý chất lượng tốt sẽ khiến chúng hoạt động cùng nhau thay vì tách chúng ra. Đảm bảo chất lượng dựa vào kiểm tra quy trình và chương trình đào tạo, trong khi kiểm soát chất lượng phụ thuộc vào thiết bị kiểm tra và kỹ thuật lấy mẫu.
Tầm quan trọng quan trọng của việc kiểm soát chất lượng trong sản xuất in
Kiểm soát chất lượng bảo vệ tài sản kinh doanh có giá trị nhất của Công ty. Danh tiếng thương hiệu phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng sản phẩm – một sự cố về chất lượng có thể làm tổn hại đến danh tiếng đã được xây dựng trong nhiều năm. Hoạt động sản xuất in có thể duy trì chất lượng ổn định sẽ đưa ra mức giá cao hơn và nhận được mức độ tin tưởng và trung thành cao hơn của khách hàng.
Kiểm soát chất lượng sẽ tác động lâu dài đến hoạt động tài chính của Công ty. Giảm tỷ lệ lỗi làm giảm chất thải, chi phí làm lại và yêu cầu bảo hành. Hoạt động sản xuất in duy trì chất lượng ổn định sẽ tốn ít thời gian hơn để khắc phục sự cố và có nhiều thời gian hơn để sản xuất tài liệu in chất lượng, chuyển trực tiếp chi phí của đơn vị thấp hơn và lợi nhuận cao hơn.
Tuân thủ thêm các quy định bổ sung cho những mặt hàng đặc thù cũng là môt mực tiêu quan trọng khác. Bao bì dược phẩm phải đối mặt với các yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng kèm theo các hình phạt đáng kể nếu không tuân thủ. Hàng tiêu dùng – bao gồm thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm và sản phẩm tẩy rửa – cũng phải đối mặt với những áp lực tương tự. Kiểm soát chất lượng đảm bảo bạn đáp ứng các tiêu chuẩn quy định đồng thời tránh phải thu hồi tốn kém cùng với các khoản tiền phạt đắt đỏ và trách nhiệm pháp lý. Các vấn đề về chất lượng tạo ra những rủi ro vượt quá mức tuân thủ quy định. Khi có sự cố xảy ra, dây chuyền sản xuất ngừng hoạt động, các yêu cầu kiểm tra khẩn cấp từ khách hàng được kích hoạt. Hầu hết các mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn đều bị ảnh hưởng. Đó là lý do tại sao hệ thống kiểm soát chất lượng hiệu quả lại quan trọng – chúng phát hiện những rủi ro tiềm ẩn trước khi phải xử lý các thảm họa vận hành tốn kém.
Hình 2: Kiểm soát chất lượng giúp loại bỏ rủi ro và tăng lợi nhuận.
Các phương pháp kiểm soát chất lượng chính.
Ba phương pháp sau đã được chứng minh là xương sống của các chương trình kiểm soát chất lượng hiệu quả. Mỗi cách thức phục vụ một mục đích khác nhau, nhưng trong các hoạt động in và đóng gói thành công nhất đều kết hợp cả ba yếu tố này để tạo ra hệ thống chất lượng thực sự hoạt động.
Quản lý chất lượng toàn diện (TQM – Total Quality Management) coi chất lượng là trách nhiệm của mọi người thay vì giới hạn nó ở một bộ phận duy nhất. Cách tiếp cận này nhấn mạnh đến việc tập trung vào khách hàng, cải tiến liên tục và sự tham gia của toàn thể nhân viên trong tổ chức. Để TQM hoạt động hiệu quả đòi hỏi sự thay đổi văn hóa thực sự vượt xa các quy trình kỹ thuật. Ban quản lý phải thể hiện cam kết thông qua việc phân bổ nguồn lực và ra quyết định. Nhân viên cần được đào tạo, có thẩm quyền để xác định và khắc phục các vấn đề về chất lượng. Các nhà cung cấp phải trở thành đối tác trong việc cải tiến chất lượng thay vì các nhà cung cấp chỉ cạnh tranh về giá.
Kiểm soát chất lượng thống kê (SQC – Statistical Quality Control) cung cấp các công cụ phân tích để đưa ra quyết định về chất lượng dựa trên dữ liệu. Nó sử dụng các phương pháp thống kê để theo dõi hiệu suất của quy trình, xác định xu hướng và dự đoán khi nào các quy trình có thể vượt khỏi tầm kiểm soát. Biểu đồ kiểm soát là công cụ SQC phổ biến nhất, hiển thị dữ liệu quy trình theo thời gian để phát hiện các mô hình và biến thể. Kiểm soát quy trình thống kê được xây dựng trên SQC bằng cách sử dụng các phương pháp thống kê để kiểm soát các quy trình trong thời gian thực. Thay vì giám sát chất lượng sau sản xuất, kiểm soát quy trình bằng thống kê giúp người vận hành giữ quy trình trong giới hạn chấp nhận được trong quá trình sản xuất. Cách tiếp cận này ngăn ngừa các khiếm khuyết thay vì chỉ phát hiện khi sản phẩm đã hoàn thành.
Phương pháp Six Sigma tập trung vào việc giảm thiểu khuyết điểm thông qua giải quyết vấn đề có cấu trúc. Các dự án này tuân theo quy trình DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control – Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát) để tìm và loại bỏ nguồn gốc lỗi theo cách có hệ thống, mục tiêu là giảm tỷ lệ sai sót xuống dưới 3,4 phần triệu cơ hội. Sức mạnh của phương pháp này đến từ cách tiếp cận dựa trên dữ liệu. Các dự án sử dụng phân tích thống kê để tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề và chứng minh rằng các giải pháp khắc phục thực sự có hiệu quả. Việc tập trung vào dữ liệu giúp đảm bảo các cải tiến kéo dài và mang lại kết quả mà bạn có thể đo lường được.
Các phương pháp này cung cấp cho các công ty khuôn khổ chiến lược, nhưng để chúng hoạt động hiệu quả đòi hỏi phải có những quyết định thông minh về phương pháp kiểm tra.
Các yếu tố cần cân nhắc khi xác định phương pháp kiểm tra chất lượng
Chọn phương pháp kiểm tra phù hợp là một trong những quyết định quan trọng nhất trong thiết kế hệ thống kiểm soát chất lượng sản xuất in. Bạn cần cân bằng giữa tính kỹ lưỡng với chi phí, đồng thời xem xét tốc độ sản xuất dựa trên yêu cầu máy in và khả năng chấp nhận rủi ro thương hiệu của Công ty.
Khi sử dụng kỹ thuật lấy mẫu, kế hoạch lấy mẫu cần xác định số lượng đơn vị cần kiểm tra, tần suất lấy mẫu và tiêu chí để chấp nhận hoặc loại bỏ toàn bộ lô hàng đã sản xuất. Phương thức này đem lại sự tin cậy về mặt thống kê trong các quyết định về chất lượng đồng thời giảm chi phí, thời gian kiểm tra. Cỡ mẫu phải đủ lớn để phát hiện các lỗi theo quy định và việc lựa chọn mẫu phải đảm bảo đại diện cho toàn bộ lô hàng sản xuất.
Việc kiểm tra 100% có ý nghĩa đối với các sản phẩm quan trọng, các đơn hàng in có giá trị cao và bất kỳ sản phẩm nào có yêu cầu quản lý nghiêm ngặt như ghi nhãn dược phẩm hoặc bao bì thực phẩm. Bạn hoàn toàn tin tưởng rằng không có khiếm khuyết nào đến tay chủ thương hiệu hoặc người tiêu dùng. Hoạt động đóng gói dược phẩm, vật liệu cho thương hiệu cao cấp và ghi nhãn quan trọng về an toàn sử dụng phương pháp này. Tuy nhiên, chi phí sẽ cao hơn, sản xuất chậm hơn và thiệt hại tiềm tàng do các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý.
Kiểm tra tự động hoạt động hiệu quả đối với sản xuất in số lượng lớn, khi tìm kiếm các loại lỗi lặp đi lặp lại giống nhau – màu sắc, chồng màu, độ rõ của văn bản, khả năng đọc mã vạch…. Những hệ thống này đem lại cho bạn kết quả nhanh chóng, nhất quán, theo kịp tốc độ sản xuất. Các đơn hàng khối lượng lớn, sản xuất nhãn và các cơ sở in thương mại phù hợp với cách này, nhưng chi phí cao và đôi khi nó bỏ sót những vấn đề phức tạp cần đến con mắt con người.
Kiểm tra thủ công có thể áp dụng cho các nguyên mẫu hoặc sản phẩm chuyên dụng chỉ dùng một lần, nhưng hệ thống tự động mang lại tính nhất quán và tốc độ vượt trội trong môi trường sản xuất.
Các phương pháp tiếp cận kết hợp, kết hợp các phương pháp khác nhau dựa trên những gì quan trọng nhất đối với từng thành phần in. Bạn sẽ thấy điều này trong sản xuất bao bì, in thương mại và sản xuất nhãn hàng trong đó một số bộ phận rất quan trọng (như mã vạch) còn những bộ phận khác thì không (đồ họa trang trí). Chỉ mong đợi sự phối hợp nhiều hơn giữa các đội kiểm tra khác nhau.
Hệ thống kiểm soát chất lượng sản xuất in hiệu quả nhất kết hợp nhiều phương pháp kiểm tra một cách chiến lược. Các đặc tính quan trọng như mã vạch có thể được kiểm tra tự động 100%, trong khi các tính năng ít quan trọng hơn như đồ họa trang trí có thể được giám sát thông qua việc lấy mẫu.
Các hoạt động kiểm tra này tạo ra dữ liệu hỗ trợ các chương trình kiểm soát chất lượng hiện đại, mang lại cho bạn nền tảng để đưa ra quyết định thông minh về hoạt động của mình.
Hình 3: Kiểm soát chất lượng dựa trên dữ liệu là nền tảng để giải quyết các vấn đề.
Chương trình kiểm soát chất lượng dựa trên dữ liệu.
Dữ liệu sản xuất in chứa những thông tin sâu mà bạn cần để xác định hiệu suất chất lượng và tìm ra các cơ hội cải tiến. Để làm cho dữ liệu này trở nên hữu ích, việc thu thập dữ liệu chất lượng phải có cấu trúc và nhất quán. Điều này có nghĩa là ghi lại các phép đo màu, kết quả xác minh mã vạch, kết quả kiểm tra văn bản và thông số máy in theo cách mà các chuyên gia kiểm soát chất lượng và người vận hành máy in thực sự có thể truy cập và sử dụng.
Dữ liệu thô không cho bạn biết nhiều điều. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI- Key performance indicators) biến dữ liệu chất lượng in thành các số liệu hữu ích cho thấy bạn đang thực hiện như thế nào so với mục tiêu chất lượng. Các KPI chất lượng in hữu ích nhất bao gồm tỷ lệ sai lệch màu sắc, cùng với năng suất in, tỷ lệ tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng, thời gian dừng máy… Chi phí của chất lượng kém sẻ thể hiện trong các số liệu thiết yếu. Tất cả những điều này đều liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng.
Hình 4: Một số KPI đặc thù trong sản xuất.
Sức mạnh thực sự đến từ việc hành động nhanh chóng trên cơ sở dữ liệu. Giám sát thời gian thực cho phép người vận hành máy in khắc phục các vấn đề về chất lượng ngay lập tức thay vì phát hiện ra vấn đề sau khi đã in. Phân tích xu hướng theo thời gian rất hữu ích, có thể giúp người vận hành nhận thấy hiện tượng sai màu dần dần, độ ẩm gây ra sự cố trong một số mùa nhất định hoặc sự hao mòn của thiết bị ảnh hưởng đến chất lượng in.
Làm cho dữ liệu trở nên hữu ích được đòi hỏi phải có sự trình bày phù hợp. Các công cụ trực quan hóa dữ liệu giúp có thể truy cập thông tin chất lượng in phức tạp thông qua biểu đồ kiểm soát và biểu đồ xu hướng, cùng với bảng thông tin giúp người vận hành và quản lý nhà in nhanh chóng hiểu được hiệu suất chất lượng. Các điểm dữ liệu quan trọng cần theo dõi định kỳ bao gồm:
- Các lỗi mã vạch và mã QR phổ biến nhất (đặc biệt cần thoe61t với việc in bao bì và nhãn hàng)
- Tần suất các vấn đề về văn bản và đồ họa xuất hiện trên các nền tảng khác nhau.
- Bạn đang thực hiện bao nhiêu cuộc kiểm tra cho mỗi lô sản xuất.
- D(ộ chính xác chồng màu và dung sai.
- Mức độ thay đổi màu sắc so với yêu cầu của thương hiệu (số đo delta E).
- Các giá trị TVI, dotgain, trapping…
Việc sử dụng các điểm dữ liệu cụ thể này giúp hoạt động in điều chỉnh quy trình và giảm lỗi một cách có hệ thống theo thời gian. Khi bạn tích hợp dữ liệu chất lượng với lịch trình sản xuất, số lô vật liệu và hồ sơ bảo trì máy in, bạn bắt đầu thấy các mối quan hệ tiềm ẩn (hoặc nhân quả) ảnh hưởng đến kết quả in theo những cách mà bạn không bao giờ ngờ tới. Nền tảng phân tích tốt nhất cũng có thể kết nối và hoạt động cùng với hệ thống quản lý quy trình làm việc hiện có của công ty, cung cấp cho người quản lý bức tranh hoàn chỉnh về chất lượng in trong toàn bộ hoạt động của họ.
Thực hiện kế hoạch kiểm soát chất lượng hiệu quả
Xây dựng một chiến lược kiểm soát chất lượng thực sự hiệu quả cần có kế hoạch kết nối các mục tiêu chất lượng của bạn với những gì doanh nghiệp của bạn cần. Để xây dựng một kế hoạch kiểm soát chất lượng hiệu quả, hãy tập trung vào bốn lĩnh vực sau:
- Đặt tiêu chuẩn chất lượng thực tế: Bạn cần biết chủ sở hữu thương hiệu và khách hàng thực sự muốn gì, sau đó biến những mong đợi đó thành các thông số in cụ thể mà bạn có thể đo lường. Đảm bảo các thông số kỹ thuật này rõ ràng, có thể thực hiện được và mọi người trong tổ chức của bạn đều hiểu chúng. Yêu cầu chất lượng của bạn phải bao gồm các đặc điểm in như độ chính xác của màu sắc, dung sai chồng màu, khả năng xử lý vật liệu, và những gì thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Tìm sự cân bằng phù hợp giữa những gì khách hàng muốn và những gì bạn thực sự có thể sản xuất – dung sai màu sắc quá chặt chẽ sẽ làm tăng chi phí sản xuất mà không cải thiện sự hài lòng của khách hàng, trong khi dung sai lỏng lẻo sẽ tạo ra các vấn đề về chất lượng làm tổn hại đến mối quan hệ thương hiệu. Do vậy, các công ty ít nhất cần có tiêu chuẩn nội bộ và phân cấp mức độ chất lượng của các dòng sản phẩm.
- Quy trình lập tài liệu mà mọi người thực sự tuân theo: Tài liệu tạo thành xương sống của hệ thống kiểm soát chất lượng hiệu quả, điều này chỉ thật sự hiệu quả khi các nhân viên có thể tim thấy và sử dụng nó dễ dàng. Quy trình chất lượng phải được viết rõ ràng, cập nhật thường xuyên và mọi nhân viên đều có thể tiếp cận dễ dàng. Hướng dẫn công việc phải cung cấp hướng dẫn từng bước cho các hoạt động kiểm soát chất lượng, bao gồm các phương pháp kiểm tra, tiêu chí chấp nhận và các quy trình không phù hợp. Quy trình kiểm soát chất lượng của bạn cần bao gồm mọi thứ, từ kiểm tra vật liệu và mực đến xác minh thành phẩm.
- Huấn luyện nhóm của bạn một cách hiệu quả: Mọi người cần hiểu cả những việc cần làm và lý do tại sao việc đó lại quan trọng. Việc đào tạo nên bao gồm các kỹ năng kỹ thuật và nhận thức về chất lượng, giúp nhân viên thấy hành động của họ ảnh hưởng đến chất lượng in như thế nào. Đào tạo bồi dưỡng thường xuyên giúp cập nhật các kỹ năng và củng cố các kỳ vọng về chất lượng trong suốt hoạt động in.
- Phối hợp giữa các phòng ban: Kiểm soát chất lượng chỉ hoạt động khi mọi người cùng quan điểm. Đội ngũ vận hành cần hiểu các yêu cầu về chất lượng, nhu cầu bảo trì để giữ cho thiết bị ổn định và luôn được hiệu chuẩn, việc mua hàng phải đảm bảo các nhà cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Nếu không có sự phối hợp này, ngay cả kế hoạch chất lượng tốt nhất cũng sẽ thất bại.
Việc thực hiện hiệu quả cũng phụ thuộc vào việc có các công cụ và kỹ thuật phù hợp để thực hiện thành công kế hoạch kiểm soát chất lượng của công ty.
Hình 5: Chất lượng là sự phối hợp của các cá nhân và bộ phận cùng hướng đến mục tiêu chung.
Các công cụ và kỹ thuật kiểm soát chất lượng thiết yếu
Phân tích khả năng xử lý cho chúng ta nhìn thấy liệu quy trình sản xuất in có thực sự đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng một cách nhất quán hay không. Kỹ thuật này so sánh mức độ thay đổi của máy in so với giới hạn thông số kỹ thuật, để xem dây chuyền sản xuất có thể tạo ra bao bì và nhãn hàng nhất quán một cách đáng tin cậy hay không. Nghiên cứu khả năng giúp hoạt động in xác định các quy trình cần cải tiến và thiết lập các mục tiêu chất lượng thực tế về độ chính xác của màu sắc, các giá trị và dung sai về tính nhất quán của sản phẩm in.
Các chỉ số khả năng như Cp và Cpk định lượng hiệu suất in bằng các số liệu dễ hiểu giúp nhà quản lý truyền đạt kết quả tới chủ sở hữu thương hiệu, nhà cung cấp bao bì và các bên liên quan trong nội bộ. Các nghiên cứu thường xuyên theo dõi sự cải thiện theo thời gian và xác định khi nào các quy trình bắt đầu xấu đi. Cp (Process Capability) giúp đánh giá khả năng xử lý. Đo lường khả năng vốn có của quy trình, cho biết phạm vi sản phẩm có thể tạo ra so với giới hạn kỹ thuật. Cpk (Process Capability Index) giúp đánh giá chỉ số năng lực quy trình. Đo lường hiệu suất thực tế của quy trình, cho biết mức độ sản phẩm nằm trong giới hạn kỹ thuật có tính đến cả độ biến động và vị trí trung tâm của quy trình so với mục tiêu.
Trong quá trình kiểm soát chất lượng, theo dõi và phân tích tìm kiếm nguyên nhân gây lỗi, hai phương pháp đã được chứng minh chiếm ưu thế trong phân tích nguyên nhân gốc rễ trong sản phẩm in là 5why và dùng biểu đồ xương cá.
Khi xảy ra vấn đề về chất lượng in, các phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp bạn xác định và loại bỏ các nguyên nhân cơ bản thay vì chỉ điều trị các triệu chứng. Kỹ thuật 5 Whys và sơ đồ Xương cá cung cấp các phương pháp tiếp cận có cấu trúc để giải quyết vấn đề nhằm ngăn chặn vấn đề tái diễn.
Kỹ thuật 5 Whys có tác dụng tốt đối với những vấn đề đơn giản có mối quan hệ nhân quả rõ ràng. Ví dụ: khi các vấn đề về tính nhất quán của màu sắc xuất hiện trên máy in, bạn có thể tiếp tục hỏi ‘tại sao’ và phát hiện ra vấn đề thực sự không phải là nhiệt độ mực mà là do thiếu chương trình bảo trì phòng ngừa cho các hệ thống quản lý màu chưa bao giờ được ban quản lý ưu tiên.
| Tính năng | Kỹ thuật 5 why | Sơ đồ xương cá (Ishikawa) |
| Lỗi gì | Đặt câu hỏi đơn giản, hãy hỏi “tại sao” cho đến khi tìm ra nguyên nhân gốc rễ. | Công cụ trực quan được sắp xếp theo các danh mục nguyên nhân. |
| Cách sử dụng | Hãy bắt đầu bằng việc xác định vấn đề, và hỏi “tại sao” nhiều lần, thường là 5 lần. | Vẽ vấn đề dưới dạng “đầu”, thêm hạng mục “xương”, và suy nghĩ các nguyên nhân. |
| Tốt nhất cho | Những vấn đề đơn giản, nguyên nhân duy nhất, phân tích nhanh chóng. | Các vấn đề phức tạp, nhiêu nguyên nhân, cần sự phối hợp nhóm để tìm ra giải pháp. |
| Ưu điểm | Nhanh chóng, dễ dàng không cần dụng cụ đặc biệt. | Toàn diện, trực quan, phù hợp cho làm việc nhóm. |
| Nhược điểm | Có thể bỏ sót những vấn đề phức tạp. | Có thể gây choáng ngợp, mất nhiêu thời gian. |
Hình 6: Bảng so sánh các tính năng của kỹ thuật 5why và bản đồ Xương cá
Biểu đồ xương cá giúp giải quyết các vấn đề phức tạp trong đó có nhiều yếu tố góp phần gây ra vấn đề về chất lượng. Việc điều tra lỗi in thường phát hiện ra các vấn đề trong nhiều lĩnh vực liên quan. Bạn có thể tìm thấy vấn đề với vật liệu của mình – có thể chất lượng mực không nhất quán hoặc quá trình chuẩn bị vật liệu được thực hiện vội vàng. Đôi khi đó là do phương pháp của bạn, chẳng hạn như cài đặt máy in sai hoặc cấu hình màu không khớp. Các vấn đề liên quan cũng xuất hiện: bản in bị mòn hoặc hệ thống cấp ẩm có vấn đề. Đừng quên yếu tố con người – người vận hành có thể cần được đào tạo về cách vận hành và sử dụng công cụ đúng. Ngay cả những vấn đề về môi trường cũng quan trọng, chẳng hạn như độ ẩm, nhiệt độ của hệ thống làm ẩm hoặc môi trường làm rối loạn dòng mực. Và đôi khi các công cụ đo lường của bạn chỉ cần hiệu chuẩn. Cách bố trí trực quan giúp các nhóm in suy nghĩ thấu đáo mọi nguyên nhân có thể xảy ra thay vì vội vàng đưa ra những câu trả lời hiển nhiên.
Hình 7: Ví dụ về bản đồ xương cá phân tích sản phẩm hư hỏng.
Hầu hết các quy trình in đều hoạt động tốt hơn khi sử dụng cả hai phương pháp cùng nhau – sử dụng sơ đồ Xương cá để vạch ra tất cả các nguyên nhân tiềm ẩn, sau đó đánh vào những nguyên nhân có khả năng xảy ra nhất bằng 5 Whys để tìm ra vấn đề thực sự. Đằng sau tất cả những công cụ này, việc phân tích hệ thống đo lường đảm bảo thiết bị kiểm tra và thử nghiệm của bạn cung cấp kết quả chính xác và đáng tin cậy. Ngay cả các quy trình kiểm soát chất lượng tốt nhất cũng thất bại nếu hệ thống đo lường không đáng tin cậy do các vấn đề về hiệu chuẩn hoặc độ lặp lại của máy đo kém.
Tích hợp công nghệ trong kiểm soát chất lượng hiện đại
Hệ thống thị giác máy tính đã thay đổi việc kiểm tra trực quan trong môi trường sản xuất in. Các hệ thống được hỗ trợ bởi AI này phát hiện các lỗi in, đo độ chính xác của màu sắc và xác minh chất lượng mã vạch nhanh hơn mức mà người vận hành máy in có thể quản lý. Điều này đặc biệt đúng đối với việc kiểm tra tốc độ cao, lặp đi lặp lại sẽ thách thức người vận hành. Đặc biệt trong sản xuất in, công nghệ so sánh giữa các file với mẫu sẽ tự động so sánh file kỹ thuật số với những gì thực sự được in ra. Máy quét có độ phân giải cao với các cảm biến tích hợp sẽ phát hiện ra sự khác biệt với độ chính xác ở cấp độ pixel mà việc kiểm tra truyền thống sẽ hoàn toàn bỏ qua.
Để thị giác máy tính hoạt động trong môi trường in đòi hỏi phải xem xét cẩn thận các điều kiện ánh sáng và vị trí cảm biến, cùng với các thuật toán xử lý hình ảnh được tối ưu hóa cho vật liệu in. Các lỗi in khác nhau cần các phương pháp kiểm tra khác nhau và hệ thống phải được cấu hình đúng cách để phát hiện các vấn đề thực sự về chất lượng như biến đổi màu sắc, chồng màu, đồng thời tránh cảnh báo sai từ các biến thể vật liệu có thể chấp nhận được. Để sử dụng các hệ thống này phù hợp cho hoạt động in của công ty, phải làm việc với các nhà tích hợp, cung cấp giải pháp hiểu rõ cả công nghệ và cấu hình máy in cụ thể.
Cảm biến IoT đưa việc giám sát chất lượng in lên một tầm cao mới bằng cách theo dõi các thông số máy in ảnh hưởng đến chất lượng in trong thời gian thực. Nhiệt độ và độ ẩm được theo dõi liên tục, cùng với độ nhớt của mực và tốc độ in. Khi các điều kiện vượt ra ngoài phạm vi chấp nhận được, người vận hành sẽ nhận được cảnh báo ngay lập tức. Giúp phát hiện các vấn đề về chất lượng trước khi chúng xảy ra thay vì sau khi tài liệu in đã được sản xuất. Lợi thế thực sự khi kết nối dữ liệu IoT với hệ thống kiểm soát chất lượng, việc phân tích cách các thông số máy in ảnh hưởng đến kết quả chất lượng cho phép người quản lý/vận hành dự đoán thời điểm có thể xảy ra lỗi. Thay vì phản ứng với các vấn đề, chúng ta có thể ngăn chặn chúng xảy ra ngay từ đầu.
Trí tuệ nhân tạo và học máy đang định hình lại việc kiểm soát chất lượng in bằng cách khám phá các mẫu lỗi trong dữ liệu chất lượng mà các phương pháp truyền thống không thể phát hiện được. Các hệ thống này trở nên tốt hơn theo thời gian bằng cách học hỏi từ kết quả kiểm tra và dữ liệu của máy in, sau đó tính đến hồ sơ bảo trì để sớm phát hiện các vấn đề về chất lượng in. AI có thể xử lý tất cả dữ liệu này cùng một lúc và xác định các mẫu cho thấy các biến khác nhau ảnh hưởng như thế nào đến chất lượng đầu ra của bản in.
Đối với những Người quản lý cải tiến liên tục giám sát việc triển khai này, việc áp dụng công nghệ hiệu quả đòi hỏi phải đầu tư vào đào tạo và cơ sở hạ tầng, được hỗ trợ bởi các hệ thống hỗ trợ thích hợp. Các cơ sở in thông minh lên kế hoạch tích hợp công nghệ một cách cẩn thận và triển khai dần dần để tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất. Lợi ích sẽ đến khi những công cụ này bắt đầu ngăn ngừa các vấn đề về chất lượng in thay vì chỉ xử lý chúng sau khi sản xuất. Điều quan trọng là bắt đầu từ quy mô nhỏ với một công nghệ có thể giải quyết thách thức lớn nhất về chất lượng in của bạn, sau đó xây dựng từ đó khi bạn thấy kết quả.
Hình 8: Kiểm soát chất lượng với AI giúp phát hiện sớm sự cố trước khi chúng xảy ra.
Chiến lược cải tiến chất lượng liên tục
Triết lý Kaizen tập trung vào những cải tiến liên tục, gia tăng chất lượng đáng kể theo thời gian. Thay vì chờ đợi những vấn đề lớn xảy ra để thực hiện các dự án cải tiến, Kaizen biến việc cải tiến chất lượng thành một phần của hoạt động in hàng ngày. Cách tiếp cận này trao quyền cho nhân viên xác định và thực hiện các cải tiến, vì những nhân viên gần gũi nhất với quy trình sản xuất thường có những hiểu biết sâu sắc nhất về những gì cần khắc phục.
Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act; lên kế hoạch-thực hiện-kiểm tra-hành động) cung cấp cho bạn một khuôn khổ có cấu trúc cho việc cải tiến chất lượng. Cách tiếp cận này bao gồm phân tích nguyên nhân gốc rễ trong quá trình lập kế hoạch, thử nghiệm quy mô nhỏ trong quá trình thực hiện, đánh giá kỹ lưỡng kết quả và tiêu chuẩn hóa giúp cải tiến thành công trở thành một phần lâu dài của hệ thống kiểm soát chất lượng. Chu kỳ lặp lại liên tục, thúc đẩy nâng cao chất lượng liên tục.
Hình 9: Chu trình PDCA, giúp cải tiến chất lượng liên tục.
Tạo ra một nền văn hóa cải tiến liên tục cần có những nhà lãnh đạo tận tâm và những nhân viên gắn kết. Ban quản lý phải chứng minh rằng chất lượng là ưu tiên thực sự thông qua việc phân bổ nguồn lực và ra quyết định. Nhân viên cần được đào tạo, có công cụ và quyền hạn để giải quyết các vấn đề về chất lượng một cách hiệu quả. Nếu không có nền tảng văn hóa này, ngay cả những phương pháp cải tiến tốt nhất cũng không thể mang lại kết quả lâu dài. Thu hút mọi người tham gia bằng cách chia sẻ những chiến thắng có chất lượng và trao đổi cởi mở về những thách thức vẫn cần giải quyết.
Đo lường ROI và cân nhắc chi phí trong kiểm soát chất lượng
Tính toán chi phí thực sự của chất lượng kém cho thấy vấn đề chất lượng thực sự tốn kém bao nhiêu và giải thích tại sao việc đầu tư vào hệ thống kiểm soát chất lượng lại có ý nghĩa. Hầu hết các hoạt động in và đóng gói đều đánh giá thấp những chi phí này, đa số chỉ theo dõi những chi phí rõ ràng như in lại và lãng phí vật liệu trong khi bỏ sót những chi phí ẩn thường lớn hơn nhiều.
Các vấn đề về chất lượng khiến nhà in mất tiền theo hai cách:
Chi phí trực tiếp (những điều hiển nhiên):
- Hao phí vật liệu.
- In lại.
- Sự từ chối của khách hàng và khoản bồi hoàn.
- Thời gian máy in ngừng hoạt động.
Chi phí gián tiếp :(khó theo dõi hơn, nhưng thường lớn hơn):
- Mất hợp đồng vì vấn đề chất lượng.
- Chi phí thu hút khách hàng.
- Thiệt hại danh tiếng thương hiệu.
- Giao hàng khẩn cấp hoặc chia nhỏ thành nhiều đợt.
Đầu tư kiểm soát chất lượng thông minh giúp cân bằng chi phí với kết quả kinh doanh. Hệ thống kiểm soát chất lượng tốn tiền trả trước cho thiết bị và con người. Thêm vào các thủ tục, làm cho khoản đầu tư ban đầu sẽ tăng lên. Nhưng nó sẽ trả lại cho bạn thông qua sản xuất ít sai sót hơn, hiệu quả tốt hơn và khách hàng hài lòng hơn. Khi tính ROI, hãy xem xét cả lợi ích trước mắt như giảm chi phí in lại và lợi ích lâu dài như cải thiện danh tiếng thương hiệu và lòng trung thành của khách hàng.
Các chỉ số hiệu suất chính chứng minh liệu chương trình kiểm soát chất lượng của bạn có thực sự hoạt động hay không. Các số liệu tài chính như chi phí do chất lượng kém và các khoản tiết kiệm liên quan đến chất lượng sẽ cung cấp những con số để thể hiện cho ban quản lý thấy giá trị của chương trình. Khi chi phí cho chất lượng kém giảm dần theo thời gian, điều đó chứng tỏ chương trình của bạn đang hoạt động. Các số liệu hoạt động như tỷ lệ sai sót và năng suất cho thấy sự cải thiện của quy trình trong thời gian thực – tỷ lệ sai sót giảm và năng suất tăng chứng tỏ hệ thống kiểm soát chất lượng của bạn hoạt động hiệu quả.
Việc thực hiện các chỉ số hoạt động bắt đầu bằng các định nghĩa rõ ràng và phép đo nhất quán, sau đó báo cáo thường xuyên để cập nhật thông tin cho mọi người. Hệ thống báo cáo bảng điều khiển giúp hiển thị hiệu suất chất lượng trong toàn tổ chức và cho phép phản hồi nhanh chóng các vấn đề. Nếu không xem xét thường xuyên các số liệu này, bạn sẽ bỏ lỡ các xu hướng và cơ hội cải tiến có thể tiết kiệm đáng kể số tiền.
Hình 10: Luôn đánh giá khoản đầu tư cho thiết bị, quy trình, đào tạo nhân viên để thấy hiệu quả lâu dài của hệ thống chất lượng.
Vượt qua những thách thức chung về kiểm soát chất lượng
Chuỗi cung ứng phức tạp khiến việc kiểm soát chất lượng trở nên khó khăn vì bạn đang xử lý nhiều giai đoạn từ khâu sơ chế đến hoàn thiện ở các phòng ban và địa điểm khác nhau. Mỗi bước đều có thể gây ra các vấn đề về chất lượng và việc cố gắng nắm bắt mọi thứ thông qua việc kiểm tra sẽ trở nên quá sức và không hiệu quả. Câu trả lời là xây dựng mối quan hệ hợp tác thực sự với các nhà cung cấp có cùng tiêu chuẩn chất lượng với bạn thay vì đối xử với họ như đối thủ.
Các chương trình đánh giá chất lượng nhà cung cấp phải thiết lập các yêu cầu chất lượng tối thiểu và xác minh rằng các nhà cung cấp có thể đáp ứng chúng một cách nhất quán thông qua kiểm tra cơ sở, đánh giá quy trình và giám sát hiệu suất liên tục. Mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp giúp cải thiện chất lượng dễ dàng hơn.
Yếu tố con người ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả kiểm soát chất lượng. Ngay cả các quy trình được thiết kế tốt cũng thất bại nếu người vận hành thiếu sự đào tạo, động lực hoặc công cụ phù hợp. Hệ thống chất lượng thông minh giải quyết những hạn chế của con người và hỗ trợ hiệu suất tốt hơn là chống lại nó. Các chương trình đào tạo cần phải giải quyết cả kỹ năng kỹ thuật và nhận thức về chất lượng. Người vận hành nên hiểu cách thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng và tại sao các hoạt động này lại quan trọng đối với doanh nghiệp. Đào tạo bồi dưỡng thường xuyên giúp cập nhật các kỹ năng và củng cố các kỳ vọng về chất lượng trong suốt hoạt động in.
Khi lựa chọn phần mềm kiểm soát chất lượng, các chương trình thân thiện với người dùng sẽ giúp quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và giúp các nhóm tăng tốc nhanh chóng. Các giao diện phức tạp làm chậm quá trình triển khai và làm nản lòng những người vận hành đang cố gắng tìm hiểu các hệ thống lạ.
Trong môi trường in số lượng ít và tùy chỉnh tạo ra những thách thức đặc biệt về kiểm soát chất lượng. Các kỹ thuật thống kê truyền thống không còn hiệu quả khi số lượng sản xuất nhỏ và công việc thay đổi thường xuyên. Những môi trường này cần các phương pháp kiểm soát chất lượng linh hoạt, thích ứng nhanh với các sản phẩm và khối lượng khác nhau. Các hệ thống kiểm soát chất lượng theo mô-đun có thể cấu hình lại dễ dàng cho các công việc mới sẽ cung cấp một giải pháp. Quy trình kiểm tra được tiêu chuẩn hóa áp dụng cho nhiều dòng sản phẩm giúp giảm thời gian thiết lập và yêu cầu đào tạo. Đầu tư vào tự động hóa linh hoạt mang lại khả năng kiểm soát chất lượng nhất quán trong các hoạt động in đa dạng.
Môi trường sản xuất có nhịp độ nhanh cần kiểm soát chất lượng có thể phù hợp với tốc độ mà không cần cắt giảm các tiêu chí khác. Kiểm tra tự động và giám sát theo thời gian thực cung cấp cho bạn phản hồi nhanh chóng để người vận hành có thể khắc phục sự cố ngay lập tức. Lấy mẫu thống kê giúp giảm thời gian kiểm tra trong khi vẫn tự tin về chất lượng.
Những thách thức này sẽ không biến mất, nhưng các công nghệ mới đang tạo ra những cách tốt hơn để xử lý việc kiểm soát chất lượng.
Hình 11: Luôn có những phương thức kiểm soát chất lượng phù hợp với các điều kiện sản xuất khác nhau.
Xu hướng tương lai trong kiểm soát chất lượng sản xuất in
Công nghiệp 4.0 – Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư tích hợp các công nghệ kỹ thuật số như IoT, điện toán đám mây, AI và robot – đang thay đổi cách thức hoạt động của kiểm soát chất lượng. Thay vì các hệ thống chất lượng biệt lập, Công nghiệp 4.0 kết nối kiểm soát chất lượng với lập kế hoạch sản xuất, quản lý bảo trì và chuỗi cung ứng. Sự tích hợp này cho phép tối ưu hóa toàn bộ các hoạt động sản xuất in thay vì quản lý từng bộ phận riêng biệt.
Phân tích chất lượng dự đoán thể hiện một sự thay đổi lớn trong cách tiếp cận. Các công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo này phân tích dữ liệu lịch sử và sử dụng thuật toán học máy để phát hiện các vấn đề về chất lượng trước khi chúng phát sinh. Bây giờ, chúng ta có thể ngăn chặn sự cố thay vì cố gắng khắc phục chúng sau đó. Việc xây dựng những khả năng này đòi hỏi phải đầu tư vào hệ thống thu thập dữ liệu, cơ sở hạ tầng lưu trữ và các công cụ phân tích. Nhưng thành quả đến từ việc ít đau đầu hơn về chất lượng và sản phẩm tốt hơn.
Điện toán đám mây cho phép chia sẻ dữ liệu chất lượng theo thời gian thực trên nhiều cơ sở và phòng ban. Cảm biến IoT trên khắp dây chuyền sản xuất cung cấp dữ liệu chất lượng liên tục cho các hệ thống tập trung. Khả năng kết nối này có nghĩa là người quản lý chất lượng có thể giám sát hoạt động từ xa và phản hồi các vấn đề ngay lập tức, bất kể vị trí.
Thực tế tăng cường (AR-Augmented reality) đang tạo ra những cơ hội mới cho việc đào tạo và thực hiện kiểm soát chất lượng. Hệ thống AR hướng dẫn người vận hành thực hiện các quy trình kiểm tra phức tạp theo từng bước, giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh quá trình đào tạo.
Công nghệ chuỗi khối (Blockchain technology) cung cấp hồ sơ chất lượng an toàn, không thể thay đổi nhằm cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc và tuân thủ. Cảm biến tiên tiến có thể giám sát các thông số chất lượng mà trước đây không thể đo lường được.
Các hoạt động in và đóng gói thành công nhất sẽ xây dựng các hệ thống chất lượng linh hoạt, dựa trên dữ liệu, kết hợp chuyên môn của con người với những khả năng công nghệ mới này. Công nghệ sẽ không thay thế các chuyên gia chất lượng có kinh nghiệm – nó khiến họ làm việc hiệu quả hơn. Thành công đến từ việc tích hợp các công cụ mới với khả năng phán đoán của con người để cung cấp các sản phẩm có chất lượng cao, ổn định, đáp ứng mong đợi của khách hàng.
Prima.vn 01/2026
