Việc xác định và đón đầu xu hướng phát triển của ngành ngày càng quan trọng hơn bao giờ hết trong môi trường kinh doanh đang biến đổi nhanh chóng. Bối cảnh hiện nay đòi hỏi một lực lượng lao động lành nghề và có khả năng thích ứng cao, điều này đồng nghĩa với việc đào tạo nhân viên tốt là vô cùng quan trọng. Từ năng lực đào tạo và kinh nghiệm của Prima trong quá trình đào tạo tại doanh nghiệp, mời bạn đọc khám phá cách đo lường tác động của các chương trình đào tạo, đồng thời hiểu rõ giá trị mà đào tạo có thể mang lại cho tổ chức của bạn. Bao gồm:
- Các chương trình đào tạo nhân viên được thiết kế tốt là điều cần thiết để tối đa hóa lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng.
- Mặc dù tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên là không thể bàn cãi, cũng như nhiều mục tiêu hoạt động khác của tổ chức, nhiều nhà in vẫn gặp khó khăn trong việc định lượng tác động tài chính của việc đào tạo.
- Để duy trì lợi thế cạnh tranh, các doanh nghiệp phải áp dụng phương pháp đào tạo nhân viên có cấu trúc và thiết lập hệ thống đáng tin cậy để đánh giá hiệu quả đào tạo.
- Sử dụng mô hình Kirkpatrick – ra đời vào những năm 1950 – đến nay vẫn còn phù hợp vì nó không chỉ đơn thuần hỏi những người tham gia xem họ có thích khóa đào tạo hay không mà còn giúp đo lường quá trình đào tạo.
Mặc dù nhiều nguyên tắc cốt lõi đều tương đồng ở mọi doanh nghiệp được vận hành tốt, nhưng những đổi mới công nghệ không ngừng trong ngành In luôn thúc đẩy những giới hạn mới. Bối cảnh hiện nay đòi hỏi một lực lượng lao động lành nghề và thích ứng, và điều này có nghĩa là việc đào tạo nhân viên tốt hơn là vô cùng quan trọng.
Đào tạo nhân viên không chỉ đơn thuần là việc đánh dấu vào một vài ô trong báo cáo hoàn thành kế hoạch cuối năm, đó là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi nhuận hữu hình. Câu hỏi đặt ra là, làm thế nào bạn có thể chắc chắn rằng chi phí đào tạo của mình sẽ mang lại lợi ích thực sự cho doanh nghiệp? Cùng Prima khám phá cách đo lường tác động của các chương trình đào tạo, đồng thời hiểu rõ giá trị mà chúng có thể mang lại cho tổ chức của bạn. Từ đó giúp các Nhà in chuẩn bị và đưa ra mục tiêu cụ thể cũng như đánh giá được hiệu quả đào tạo.
Để biết thêm về chiến lược đào tạo cùa Prima, hãy tham khảo trong chuyên mục đào tạo tại Prima.vn, và https://prima.vn/dao-tao-theo-nhu-cau-dinh-huong-cua-hoc-vien-print-media-viet-nam/
Tầm quan trọng của đào tạo
Không còn nghi ngờ gì nữa, đội ngũ nhân viên chất lượng chính là xương sống của bất kỳ doanh nghiệp nào. Họ chịu trách nhiệm mang lại nguồn khách hàng mới, biến nguyên liệu thô thành sản phẩm chất lượng cao, đảm bảo giao hàng đúng hạn và thu tiền nhanh chóng. Chuyên môn và kỹ năng của họ góp phần trực tiếp vào lòng trung thành của khách hàng và từ đó, thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
Các chương trình đào tạo nhân viên được thiết kế bài bản là yếu tố thiết yếu để tối đa hóa lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách trang bị cho nhân viên những kỹ năng mới nhất như tối ưu hóa vận hành máy in, sử dụng phần mềm quản lý màu, …, các nhà in có thể giảm thiểu đáng kể lỗi và nâng cao hiệu quả. Điều này đồng nghĩa với việc rút ngắn thời gian xử lý, cung cấp đa dạng dịch vụ hơn, và cuối cùng là mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Đầu tư vào đào tạo nhân viên không chỉ đơn thuần là dạy các kỹ năng chuyên môn. Nó thể hiện cam kết phát triển nghề nghiệp của từng nhân viên, từ đó nuôi dưỡng lòng trung thành và giảm thiểu chi phí luân chuyển lao động. Bằng cách tạo cơ hội thăng tiến, các Nhà in có thể tạo ra một lực lượng lao động năng động và gắn kết, luôn mang lại kết quả chất lượng cao.
Mặc dù tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên là không thể bàn cãi, nhưng nhiều Nhà in vẫn gặp khó khăn trong việc định lượng tác động tài chính của nó. Điều này có thể dẫn đến việc đầu tư không đầy đủ vào các chương trình đào tạo, mặc dù tiềm năng mang lại những lợi ích đáng kể.
Lợi tức đầu tư (Return on Investment-ROI) là một chỉ số quan trọng được sử dụng để biện minh cho chi phí đào tạo. Nó đo lường lợi ích thu được từ một khoản đầu tư so với chi phí bỏ ra. Đối với các nhà in, việc tính toán ROI hiệu quả đào tạo có thể là một thách thức. Điều này là do các lợi ích vô hình – chẳng hạn như tinh thần làm việc của nhân viên được cải thiện – có thể mất nhiều thời gian để đo lường. Ngoài ra, có thể mất một thời gian trước khi tác động dài hạn trở nên rõ ràng, và các yếu tố bên ngoài có thể làm giảm hiệu suất. Tất cả những điều này có thể khiến việc phân tích hiệu quả của đào tạo trở nên khó khăn.
Tuy nhiên, hậu quả của việc bỏ bê đào tạo nhân viên có thể rất nghiêm trọng. Nghiên cứu của Gallup cho thấy các doanh nghiệp có nhân viên được đào tạo kém sẽ phải đối mặt với ba mối đe dọa: tỷ lệ vắng mặt cao hơn 37%, năng suất thấp hơn 18% và lợi nhuận thấp hơn đáng kể 15%, dĩ nhiên là so với doanh nghiệp có đào tạo đúng. Điều này có thể dẫn đến một vòng luẩn quẩn của hiệu suất kém và chi phí tăng cao, cuối cùng khiến nhà in gặp bất lợi đáng kể về mặt cạnh tranh.
Lưu ý rằng, Đào tạo không phải là chi phí, mà là đầu tư chiến lược. Hiệu quả của đào tạo không phải như một đơn hàng, có kết quả về lợi nhuận ngay khi bạn giao hàng. Hiệu quả đào tạo cần thời gian để đánh giá và dựa trên nhiều thông số, các thông số này phải đưa vào mục tiêu đào tạo, thống kê định lượng trước khi thực hiện đào tạo và sau đó so sánh với thống kê định lượng sau quá trình đào tạo.
Đặt Mục tiêu rõ ràng và phù hợp
Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ chương trình đào tạo nào. Cho dù chương trình hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả sản xuất hay trao quyền cho đội ngũ bán hàng, việc đặt ra mục tiêu rõ ràng là vô cùng quan trọng. Để đảm bảo chương trình đạt được mục tiêu, hãy tự hỏi bản thân một câu hỏi quan trọng ngay từ đầu: Những kết quả cụ thể nào sẽ quyết định sự thành công của chương trình đào tạo?
Mục tiêu đào tạo nên gắn liền trực tiếp với các mục tiêu chung của tổ chức. Để đảm bảo hiệu quả, hãy tập trung vào các kết quả cụ thể và có thể đo lường được. Dưới đây là hai ví dụ:
- Nâng cao hiệu quả: Điều này có thể thể hiện ở việc cải thiện chất lượng in, giảm lãng phí vật liệu hoặc tăng thời gian hoàn thành công việc.
- Nâng cao hiệu suất bán hàng: Mục tiêu có thể bao gồm điểm hài lòng của khách hàng cao hơn, tăng quy trình bán hàng theo một tỷ lệ phần trăm cụ thể hoặc cải thiện tỷ lệ thành công.
Khi đã xác định được mục tiêu đào tạo, đã đến lúc thu thập dữ liệu trước đào tạo để hiểu rõ tình trạng hiện tại của từng mục tiêu. Dữ liệu này sẽ trở thành dữ liệu cơ sở, là điểm tham chiếu quan trọng để đo lường sự cải thiện sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Bằng cách thiết lập điểm khởi đầu, bạn có thể theo dõi tiến độ rõ ràng và hiểu rõ hơn tác động của khóa đào tạo.
Chỉ cần bạn muốn đo ROI hiệu quả, thì chắc chắn Bạn sẽ biết cách thiết lập và triển khai đào tạo hiệu quả nhưng hãy bắt đầu từ… trước khi đào tạo và chú ý cần thực hiện tốt các giai đoạn sau:
- Thiết kế có baseline đầu vào rõ ràng
- Xác định mục tiêu gắn với kết quả kinh doanh
- Xây hệ thống chỉ số đo ứng dụng và chuyển hóa hành vi
- Định kỳ review và liên kết với các chỉ số hiệu suất (KPIs)
Đào tạo không kết thúc ở buổi cuối cùng – mà ở sự thay đổi hành vi và kết quả sau 3–6 tháng. Prima sử dụng hai mô hình phổ biến và mạnh mẽ nhất hiện nay để các Nhà in có thể nghiên cứu áp dụng.
- Mô hình Kirkpatrick là một khuôn khổ đã được kiểm chứng để đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo. Được Donald Kirkpatrick phát triển vào những năm 1950, mô hình này đã trở thành một công cụ được sử dụng rộng rãi để đánh giá cả đào tạo chính quy trên lớp học lẫn các sáng kiến học tập không chính quy. Cho đến ngày nay, mô hình này vẫn còn giá trị vì nó không chỉ đơn thuần hỏi người tham gia xem họ có thích chương trình đào tạo hay không. Thay vào đó, nó còn khám phá sâu hơn chương trình đào tạo ở bốn cấp độ:
- Phản hồi: Người tham gia có thích trải nghiệm đào tạo không? Nó có hấp dẫn và phù hợp không? Tài liệu đào tạo có hữu ích không?
- Học tập: Người tham gia có thu được kiến thức và kỹ năng được nêu trong mục tiêu đào tạo không?
- Hành vi: Người tham gia có thể áp dụng các kỹ năng đã học vào công việc không? Cần hỗ trợ gì để củng cố và duy trì những thay đổi này?
- Kết quả: Chương trình đào tạo có mang lại sự cải thiện đáng kể về chỉ số hiệu suất (ví dụ: tăng năng suất, giảm lỗi, cải thiện lòng trung thành của khách hàng) phù hợp với mục tiêu đào tạo không?
Bằng cách đánh giá đào tạo ở bốn cấp độ này, các nhà in có được hiểu biết toàn diện về tác động của chương trình và có thể đưa ra quyết định sáng suốt về các sáng kiến đào tạo trong tương lai. Câu trả lời cho bốn câu hỏi này có thể được thu thập thông qua các cuộc khảo sát sau sự kiện đào tạo, đánh giá nhân viên và đánh giá hiệu suất công việc.
Mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo Kirkpatrick
Dùng công thức Philips ROI
ROI: Chuyển hóa kết quả thành con số tài chính: ROI (%) = (Lợi ích – Chi phí) / Chi phí × 100
→ Mô hình này trả lời câu hỏi khó: “1 đồng chi cho đào tạo mang lại bao nhiêu đồng lợi nhuận?”
Lưu ý: Đừng bao giờ đào tạo chỉ vì bạn còn ngân sách được lên kế hoạch, hoặc để làm minh chứng cho ISO, hoặc theo thỏa ước lao động. Đào tạo phải có mục tiêu, được lên kế hoạch và có đánh giá định lượng thì mới đem lại hiệu quả. Đào tạo không đo được tác động thì không khác gì một buổi truyền cảm hứng đắt đỏ. Nhưng nếu làm đúng, nó chính là đòn bẩy mạnh mẽ nhất để tạo ra tăng trưởng bền vững từ con người.
Văn hóa học tập liên tục
Mặc dù các khóa đào tạo một lần vẫn có chỗ đứng riêng, nhưng việc học tập thực sự không chỉ gói gọn trong một buổi học đơn thuần. Việc lập ngân sách nhất quán là một khía cạnh quan trọng của một văn hóa học tập phát triển mạnh mẽ. Các công cụ như Mô hình Kirkpatrick giúp bạn tính toán ROI (lợi tức đầu tư) cực kỳ quan trọng của các chương trình đào tạo. Bằng cách theo dõi các chi phí như vật liệu, giảng viên, cơ sở vật chất và chi phí đi lại, bạn có thể xác định chi phí đào tạo cho mỗi nhân viên. Các tiêu chuẩn của ngành là một điểm khởi đầu tốt, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là số tiền sẽ thay đổi tùy theo quy mô công ty. Cuối cùng, vấn đề không phải là một chi phí cụ thể là đúng hay sai; mà là khả năng chứng minh giá trị mà chương trình đào tạo của bạn mang lại bằng những kết quả cụ thể.
Bên cạnh lợi ích tài chính, việc học tập liên tục còn giúp các tổ chức ở mọi quy mô luôn dẫn đầu. Cũng như bất kỳ ngành công nghiệp nào khác, lĩnh vực in ấn luôn không ngừng phát triển. Công nghệ, vật liệu và nhu cầu của khách hàng mới liên tục xuất hiện. Các chương trình học tập liên tục giúp đảm bảo năng lực lao động của bạn có kiến thức và kỹ năng cập nhật tốt nhất để duy trì khả năng cạnh tranh và thích ứng với những thay đổi này.
Lưu ý: Để thúc đẩy văn hóa học tập liên tục luôn cần một chiến lược đào tạo, đánh giá và khen thưởng liên tục trong hoạt động của doanh nghiệp.
Kết luận
Lợi nhuận đầu tư (ROI) của đào tạo nhân viên không chỉ nằm ở những con số trên bảng tính. Nó bao gồm việc xây dựng một tổ chức vững mạnh trong tương lai với văn hóa khuyến khích những ý tưởng mới và kỹ năng giải quyết vấn đề. Bằng cách đầu tư vào nhân viên, bạn đang thể hiện cam kết của mình đối với sự phát triển và hạnh phúc của họ. Các cơ hội học tập liên tục có thể nâng cao sự gắn kết, sự hài lòng và tinh thần chung của nhân viên. Với phương pháp tiếp cận đúng đắn và một cấu trúc vững chắc, việc phát triển kỹ năng liên tục có thể được đo lường, giám sát và tích hợp như một giá trị cốt lõi trong tổ chức của bạn.
Là đơn vị đào tạo, Prima đã trải qua nhiều thách thức trong việc đào tạo tại Doanh nghiệp. Prima đã phát triển một phương pháp tiếp cận có hệ thống đối với việc thiết kế chương trình đào tạo, đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp về công nghệ và nhân lực, giúp các nhà in có thể xây dựng cấu trúc đào tạo đáp ứng nhu cầu và phát triển kỹ năng của nhân viên phù hợp với xu hướng ngành, mục tiêu của doanh nghiệp.
Hãy liên hệ với Prima để cùng chúng tôi thiết kế chương trình đào tạo có cấu trúc, có hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của bạn, điều đó sẽ giúp bạn thành công trong một thị trường luôn biến đổi hiện nay.
