Những câu hỏi quan trọng khi chọn nhà cung cấp dịch vụ in
Người dịch: Ngô Phạm Anh Khoa
Cho dù bạn là một doanh nghiệp chuẩn bị in danh thiếp và văn phòng phẩm mới của mình hay một công ty thiết kế đồ họa đang chọn nơi để in các thiết kế brochure của khách hàng, bạn đều muốn đảm bảo rằng dịch vụ in mà bạn chọn đạt chất lượng hàng đầu.
Để chọn đúng nhà cung cấp in cần đặt một số câu hỏi rất quan trọng vì những lỗi từ in có thể gây tốn kém, gây tổn hại đến danh tiếng của bạn và mất nhiều thời gian để giải quyết. Dưới đây là một số câu bạn nên hỏi để xem nhà in có thực sự là công ty in của bạn không nhé.
1. Các nhà in có gần chỗ của bạn không và điều này có quan trọng với bạn không?
Việc có một nhà cung cấp dịch vụ in tại địa phương có thể mang lại những lợi ích mà trước đây bạn có thể không nghĩ đến. Việc xây dựng mối quan hệ mật thiết sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu họ ở gần bạn và điều đó cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn các đơn hàng in của mình. Thời gian sản xuất và giao hàng có thể ngắn hơn, các vấn đề có thể được xử lý dễ dàng hơn rất nhiều và bạn có thể ghé thăm các nhà in để xem nơi công việc được thực hiện và thảo luận về những phát triển mới trong thực hành và hoàn thiện. Chưa kể, bạn sẽ hỗ trợ cộng đồng doanh nghiệp in địa phương!.
2. Công ty có vị thế nào trong thị trường in? Họ có cạnh tranh về giá cả hay chất lượng không?
Bạn hãy hỏi cách họ có thể chứng minh lợi thế của mình. Nếu đó là giá, làm cách nào để họ đưa ra mức giá thấp hơn thị trường trong khi vẫn duy trì chất lượng in? Có thể là do một quy trình sản xuất hiệu quả hơn, khả năng kiếm lời từ sản xuất số lượng lớn hoặc khả năng mua vật tư giá rẻ. Dù đó là gì, tốt hơn là bạn nên tìm hiểu sâu một chút và đảm bảo rằng sẽ không có chi phí ẩn. Nếu bạn chú trọng chất lượng, hãy yêu cầu xem các sản phẩm mẫu và ngân sách cần thiết để đạt được mức chất lượng đó.
3. Điều gì làm cho nhà in khác biệt?
Đây là một câu hỏi tuyệt vời để tìm hiểu lý do tại sao họ nghĩ rằng họ khác biệt với các nhà in khác. Hầu hết có thể sẽ nói những điều giống nhau và tập trung vào chất lượng, dịch vụ hoặc giá cả nhưng bạn cũng có thể nhận được một số phản hồi thú vị giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về công ty và văn hóa của họ.
4. Họ có thể cung cấp nhiều hơn chỉ là in?
Bạn nên hỏi những dịch vụ liên quan khác mà nhà in có thể đáp ứng cho bạn. Một số nhà cung cấp dịch vụ in có đội ngũ nội bộ chuyên trợ giúp bạn về thiết kế. Những nơi khác cung cấp các dịch vụ quản lý in mà có thể giúp bạn không phải lo trong việc quản lý các mặt hàng in của bạn.
5. Nhà in có thể in thử trước khi hợp tác không?
Việc gửi một lệnh in ‘thử’ nhỏ cho các nhà in sẽ cho phép bạn dùng thử dịch vụ và đánh giá các nhà in về giá cả và chất lượng. Việc này cũng sẽ cho bạn cảm giác về cách 2 bên sẽ làm việc mà không phải mạo hiểm với một đơn hàng lớn hơn, quan trọng hơn khi làm chính thức.
6. Yêu cầu xem các cách họ đã cung cấp một giải pháp sáng tạo cho khách hàng trước đây
Việc đáp ứng yêu cầu là rất tốt nhưng có một nhà cung cấp in luôn khát khao làm tốt hơn kỳ vọng sẽ mang lại những lợi ích vô giá cho công ty của bạn. Họ có thể đề xuất những điều chỉnh mà bạn thậm chí có thể chưa nghĩ đến hoặc đưa ra các giải pháp sáng tạo mà các nhà cung cấp dịch vụ in khác sẽ chỉ tìm được qua chuyên gia, chẳng hạn như các giải pháp ép nhũ, dập nổi hoặc giải pháp in từ web.
7. Họ có thể gửi mẫu không?
Có trong tay mẫu hoàn thiện của sản phẩm in sẽ giúp bạn tự tin hơn nhiều khi đặt hàng với nhà in. Hãy hỏi xem họ có thể gửi mẫu nào để chứng minh chất lượng của họ hay không, điều này cũng có thể truyền cảm hứng cho bạn sử dụng một số kỹ thuật mà trước đây bạn chưa biết đến.
8. Họ có chứng nhận nào không?
Các chứng nhận chính thức có thể làm tăng sự tự tin khi lựa chọn giữa các công ty in vì chúng chứng minh tiêu chuẩn chất lượng, quy trình và kinh nghiệm của nhà in. Chúng cũng chứng minh rằng công ty quan tâm đến các vấn đề hiện tại trong ngành của họ. Chứng nhận ISO 9001, ISO 14001, G7, GMI, ISO 12647… chứng minh rằng nhà cung cấp in tuân thủ các tiêu chuẩn hình thành cơ sở sản xuất tốt và giảm thiểu tác động đến môi trường.
9. Họ có những biện pháp khắc phục hậu quả thiên tai nào?
Nếu có một sự cố như hỏa hoạn, lũ lụt hoặc thậm chí chỉ là cắt điện dẫn đến dự án của bạn bị ảnh hưởng và bị đình trệ, họ có kế hoạch gì để đảm bảo giảm thiểu sự gián đoạn? Một số việc có thể phục hồi nhanh chóng nhưng nó sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi biết rằng họ đã có sẵn kế hoạch trong các tình huống phát sinh.
10. Yêu cầu giới thiệu một vài khách hàng của họ để tham khảo
Nếu một công ty tự hào về chất lượng công việc và các mối quan hệ với khách hàng của họ, họ sẽ sẵn lòng giới thiệu khách hàng để Bạn tham khảo. Điều này sẽ giúp bạn hiểu thêm về trải nghiệm của những người đã từng in và giúp bạn quyết định nên hợp tác với nhà in nào.
11. Họ có những hệ thống kiểm soát chất lượng nào?
Một nhà in tốt sẽ đảm bảo bạn nhận được sản phẩm không có bất kỳ sai sót nào, ngay cả lần đầu tiên. Họ có thể đảm bảo điều này bằng một hệ thống kiểm soát chất lượng và đã huấn luyện bài bản cho nhân viên, tất nhiên bạn nên yêu cầu được xem cách họ làm. Hệ thống kiểm soát chất lượng nên bao gồm kiểm tra trước khi máy chạy … và cung cấp mẫu cho khách hàng để họ có thể cảm nhận chất lượng và thực hiện bất kỳ sửa đổi nào trước khi chạy bài in chính thức.
12. Lịch sử giao hàng đúng giờ của họ ra sao?
Đơn hàng in thường có thời hạn cần được đáp ứng. Nếu bạn cần in băng rôn cho một sự kiện vào tháng 6, việc giao hàng vào tháng 8 sẽ là điều không thể chấp nhận được. Một thực tiễn tốt là yêu cầu dữ liệu giao hàng quá khứ để xem họ hoàn thành bao nhiêu đơn hàng đúng hạn và nếu họ không hoàn thành đúng hạn thì tại sao? Và những gì đã được thực hiện để giải quyết điều này?
13. Bạn có chính sách về môi trường không?
Trong thời đại ngày nay, việc có một chính sách môi trường là rất quan trọng. Thường là khách hàng muốn biết những gì họ nhận được có thể tái chế hay không hoặc nhà in đã có các biện pháp đã được áp dụng để giảm lượng khí thải carbon chưa. Hãy hỏi nhà cung cấp xem họ có chính sách môi trường bằng văn bản mà bạn có thể thấy hoặc nhân viên biết về không.
14. Mức độ ổn định về tài chính của họ như thế nào?
Nhiều công ty in đang phải đối mặt với rất nhiều căng thẳng và bạn không muốn đặt hàng với một công ty để sau đó phát hiện ra rằng họ không đủ khả năng chi trả cho vật tư cần thiết để sản xuất cho bạn. Đây là một câu hỏi khó, nhưng hãy yêu cầu họ chứng minh ngân sách đủ. Bạn cần phải biết bạn có thể dựa vào nhà cung cấp của bạn không. Nếu không có lo lắng về tài chính, họ sẽ vui lòng chia sẻ thông tin.
15. Tôi có thể mong đợi mức độ hỗ trợ khách hàng như thế nào?
Cố gắng hiểu cách quản lý khách hàng của nhà in và bạn cần cảm nhận xem nó có thể hỗ trợ quy mô của doanh nghiệp in hay không. Sai sót thường xảy ra khi mọi người chịu áp lực và sự chậm trễ có thể xảy ra do không có đủ nguồn lực quản lý khách hàng, để theo dõi dự án, phát triển mẫu hoặc đảm bảo tiến độ công việc.
16. Họ có hệ thống quản trị màu không?
Màu cần phải chính xác trong suốt quá trình in. Việc bán một sản phẩm của bạn mà màu sắc của logo không đồng đều sẽ không phản ánh đúng các tiêu chuẩn chuyên nghiệp của công ty bạn. Thật không may, nếu không có hệ thống quản lý màu chính xác, đây là điều có thể dễ dàng xảy ra. Hãy hỏi nhà in xem họ làm gì để đảm bảo màu sắc được in chính xác và tần suất hệ thống được kiểm tra và hiệu chỉnh.
17. Họ sử dụng hệ thống bảo mật data nào?
Dữ liệu được liên kết với lệnh in của bạn có thể cực kỳ nhạy cảm và mặc dù bạn có thể có các quy trình trong công ty của mình để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo nhân viên của bạn tuân thủ chính sách bảo mật, bạn cần đảm bảo quy trình này được áp dụng trong quá trình in của nhà in, thực tế cho thấy rất nhiều ấn phẩm bị lọt ra ngoài trước khi kịp bán cho khách. Nhà in cần phải có hệ thống quản lý bảo mật thông tin khách hàng.
18. Tạo bảng thống kê so sánh nhà cung cấp
Cuối cùng, một cách đơn giản để so sánh các nhà in mà bạn đã tìm thấy là liệt kê tất cả những thứ quan trọng đối với dự án hoặc các yêu cầu của bạn và áp dụng điểm cho từng danh mục. Sau đó, cho điểm từng nhà cung cấp in trong danh sách của bạn theo từng mục. Điều này không chỉ giúp bạn so sánh trực tiếp mà còn cho phép bạn xem tổng số điểm cho từng công ty in, được cân đối mức điểm theo những gì quan trọng với bạn.
Nguồn: https://www.prismoffice.co.uk/important-questions-to-ask-when-choosing-a-print-supplier