Máy in thương mại có thể liên tục đáp ứng nhu cầu của khách hàng về chất lượng, năng suất, quay vòng nhanh, màu sắc nhất quán và giao tiếp liên tục, giúp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ khách hàng, đem lại lợi thế cạnh tranh.
Một công cụ quan trọng để đáp ứng kỳ vọng về năng suất và cung cấp dịch vụ của khách hàng là tự động hóa quy trình in. Quy trình sản xuất in tự động nâng cao trải nghiệm của khách hàng vì chúng giúp giảm chi phí, cải thiện năng suất và tính nhất quán về màu sắc, tối ưu hóa đầu tư truyền thông và đáp ứng các yêu cầu về quay vòng nhanh.
Prima.vn xin giới thiệu với bạn đọc, nghiên cứu NAPCO Research năm 2021 và loạt sách trắng, được tài trợ bởi Canon USA Inc., cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng đặt hàng, yêu cầu giao tiếp với khách hàng, tự động hóa quy trình làm việc, các lợi ích kinh doanh và năng suất được tạo ra bởi việc nâng cao khả năng kết nối khách hàng. Đây là phần thứ tư trong chuỗi nghiên cứu “Nâng cao kết nối khác hàng in”. Chi tiết canon-part4
Chủ đề chính của ”Nâng cao Kết nối Khách hàng In” là khách hàng mong đợi trải nghiệm hầu như liền mạch và minh bạch với các nhà cung cấp dịch vụ in của họ – từ báo giá công việc đến giao hàng. Các quy trình sản xuất in tự động hóa cao hơn, giúp đảm bảo rằng tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất đang hoạt động ở hiệu suất cao nhất cho các nhà cung cấp và khách hàng in.
Một lợi ích của tự động hóa quy trình làm việc là nó có thể giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Mục tiêu là tạo ra hiệu quả, nâng cao năng suất, chi phí thấp hơn và lợi nhuận cao hơn. Tự động hóa giúp máy in giảm bớt các điểm nghẽn, cho phép công việc di chuyển trong quá trình sản xuất nhanh hơn đồng thời cũng giảm các lỗi và chi phí liên quan đến việc phải làm lại chúng. Ngoài ra, tự động hóa giúp tăng năng suất, cải thiện chất lượng in, giảm thiểu tắc nghẽn trong sản xuất, tăng cường cung cấp dịch vụ và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Báo cáo này nêu bật các yêu cầu của khách hàng, những kỳ vọng của họ với nhà cung cấp dịch vụ in, những thách thức của máy in thương mại trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng, và vai trò của tự động hóa trong việc nâng cao năng suất và cung cấp dịch vụ. Chi tiết báo cáo mời các bạn xem ở cuối bài.
Để tiện theo dõi, mới bạn đọc tham khảo các phần trước đây tại:
Phần 1: https://prima.vn/nang-cao-ket-noi-voi-khach-hang-xay-dung-loi-the-canh-tranh/
Phần 3: https://prima.vn/nang-cao-ket-noi-voi-khach-hang-dinh-vi-khach-hang-trong-moi-truong-moi/
TÓM TẮT BÁO CÁO
Ngày nay, tự động hóa là chìa khóa để tạo ra năng suất cao hơn, quay vòng nhanh hơn, làm được nhiều việc hơn với ít nhân lực hơn và phục vụ khách hàng tốt hơn. Tự động hóa là vấn đề quan trọng và nó thay đổi cuộc chơi cho các nhà in và khách hàng của họ.
Một nghiên cứu mới (phần 4 – trong chuỗi 5 nghiên cứu) được thực hiện bởi NAPCO Research do Canon Hoa Kỳ tài trợ, cho thấy sức mạnh và giá trị của tự động hóa có thể mang lại cho doanh nghiệp và khách hàng của PSPs. Hơn nữa, tự động hóa còn giúp bảo mật trong hệ thống liên lạc thông tin của khách hàng và doanh nghiệp, cũng như có thể kết hợp với các phương tiện truyền thông khác của khách hàng.
Bài học chính rút ra từ báo cáo
Là một phần của nghiên cứu lớn hơn, nghiên cứu mới nhất đã kết nối với 193 nhà cung cấp dịch vụ in ấn thương mại, 80 nhà quản lý tại nhà máy và 211 người mua sản phẩm in. Những người trả lời này đã mở rộng chuỗi cung ứng in ấn để xem xét tự động hóa ảnh hưởng như thế nào đến cách hoạt động của các nhà cung cấp dịch vụ in ấn và ý nghĩa của nó đối với người mua thông tin liên lạc. Một số điểm rút ra chính bao gồm:
- Tự động hóa, có thể đơn giản là xử lý các chức năng chuẩn bị cơ bản hoặc phức tạp như một nền tảng dựa trên điện toán đám mây, tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc. Điều này cho phép bạn chọn những gì tốt nhất cho doanh nghiệp của mình vì không có cách nào để phát triển quy trình làm việc tự động.
- Tự động hóa có thể giảm bớt nhiều tắc nghẽn trong sản xuất in ấn vì nó loại bỏ hoặc giảm bớt các điểm tiếp xúc xử lý công việc của con người. Loại bỏ hoặc giảm bớt các quy trình thủ công là một cách quan trọng để hợp lý hóa quy trình làm việc.
- Automaton hỗ trợ kỳ vọng của người mua về khả năng thay đổi nhanh chóng cũng như mức năng suất và dịch vụ cao. Giải quyết đơn hàng trong vòng một tuần trước đây là tốt, nhưng bây giờ chỉ một hoặc hai ngày, cùng với yêu cầu giao hàng trong ngày đã tăng lên. Việc quay vòng nhanh không thể được thực hiện một cách nhất quán nếu không có tự động hóa. Ngoài ra, khách hàng mong đợi máy in phải hoàn thành công việc trong mọi tình huống và luôn được duy trì trong sản xuất.
- Ngay cả mức độ tự động hóa khiêm tốn cũng có thể mang lại lợi thế về tốc độ và năng suất.
- Tự động hóa tăng tốc độ tích hợp và định lượng giá trong khi tăng cường giao tiếp với khách hàng.
- Tự động pre-flighting giúp giảm sai sót và tăng năng suất, có thể thực hiện được dựa trên các quy tắc kinh doanh mỗi công ty. Ví dụ: “sửa chữa” các file của khách hàng để họ in chính xác.
- Tự động hóa có thể mang lại kết quả có lợi khi cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đáp ứng nhu cầu về chất lượng, sự thay đổi, tính nhất quán của màu sắc, khả năng hiển thị và kết nối trạng thái công việc trong thời gian thực.
- Tự động hóa quy trình in giúp đảm bảo rằng tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất đang hoạt động hiệu quả và mang lại lợi ích cho cả nhà cung cấp và khách hàng in. Nhưng đó không phải là “bấm và chạy.” Đánh giá liên tục và cập nhật toàn bộ quy trình công việc là điều cần thiết, bởi vì công nghệ tiếp tục phát triển.
Chọn cấp độ và điểm nghẽn mạch sản xuất
Tự động hóa có thể đơn giản là xử lý các chức năng chuẩn bị cơ bản hoặc phức tạp như một nền tảng dựa trên điện toán đám mây, tự động hóa toàn bộ quy trình làm việc. Một số công ty in ấn lớn đã tự động hóa hầu như mọi chức năng, trong khi đó, nhiều nhà in nhỏ hơn thường tự động hóa xung quanh các điểm yếu hoặc tắc nghẽn trong quy trình làm việc của họ. Họ là những người theo chủ nghĩa hiện thực vì họ biết mỗi nhà in đều có một hoặc hai điểm khó khăn, và mọi thứ không phải lúc nào cũng hoạt động trơn tru. Tự động hóa những điểm đó có thể giảm bớt khó khăn của quy trình.
Tính linh hoạt như vậy cho phép bạn chọn những tính năng tự động nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ: tự động hóa có thể giảm bớt tắc nghẽn trong sản xuất in ấn bằng cách loại bỏ hoặc giảm các điểm tiếp xúc của con người trong xử lý công việc, đặc biệt là những công việc chiếm nhiều thời gian có thể được dành để làm công việc có giá trị hơn. Ví dụ, các nhà thiết kế cho rằng quá trình tự động hóa không phù hợp với sự sáng tạo, và nó sẽ làm mất đi công việc của họ. Thực tế, họ có thể đảm nhận nhiều công việc thiết kế hơn vì những công việc nhỏ, nhưng tốn thời gian — như làm danh thiếp hay menu — được tự động hóa. Giờ đây, các nhà thiết kế đã có thể đảm nhận nhiều công việc phức tạp và sáng tạo hơn so với trước đây.
Tóm lại, không có một hình thức tự động hóa nào phù hợp với tất cả — bạn chọn các công cụ bạn cần và giả sử quy trình làm việc tự động mà bạn chọn, có thể thực hiện nhiều việc (hầu hết đều có thể), bạn có thể thêm các khả năng khi cần. Một số công cụ tự động hóa dưới dạng module, số khác được cấu hình đầy đủ. Có thể sử dụng bất kỳ tính năng nào mà bạn cần, để có được hệ thống tự động phù hợp với hoạt động của mình.
Nhanh hơn, phải nhanh hơn nữa
Trong số các phát hiện của nghiên cứu này, Khách hàng cho rằng các nhà cung cấp dịch vụ in ấn có thể cải thiện trong ba lĩnh vực quan trọng: đáp ứng thời hạn sản xuất, cung cấp báo giá nhanh chóng và thông tin liên tục về tình trạng công việc — tất cả những điều này đều có trong quy trình làm việc tự động.
Suy nghĩ theo cách của khách hàng. Kể từ thời điểm khách hàng quyết định giao việc cho bạn, họ mong muốn công ty của bạn đưa công việc đó vào sản xuất càng nhanh càng tốt. Điều này có nghĩa là quy trình đặt hàng và tính giá/báo giá (như chúng ta đã thảo luận ở phần 3), phải liền mạch, nhanh chóng và rõ ràng để khách hàng không nghi ngờ về công việc in của họ, từ khi gửi đến khi giao hàng. Tự động hóa tăng tốc quá trình, đồng thời cung cấp một cơ hội tham gia vào quy trình làm việc của bạn, chính là một phần kỳ vọng của khách hàng.
Đặt ra các quy tắc riêng
Tiến thêm một bước vào quy trình làm việc của bạn, tự động pre-flighting giúp giảm lỗi, tăng năng suất và có thể thực hiện dựa trên các quy tắc kinh doanh của công ty. Ví dụ: “sửa chữa” các file khách hàng gởi, để in chính xác có thể làm ảnh hưởng đến quy trình tự động hóa. Những nỗ lực không ngừng của các nhà cung cấp dịch vụ in, trong việc giao tiếp với các nhà thiết kế, cũng không cải thiện hoàn toàn chất lượng file, thực tế, hầu hết dữ liệu gởi đến vẫn có nhiều lỗi khác nhau. Việc tự động hóa để xác định những lỗi này một cách nhanh chóng và thông báo lại mọi lỗi cho khách hàng (hoặc sửa chữa chúng ngay lập tức) giúp tăng tốc quy trình làm việc của bạn. Ví dụ: khi hình ảnh gởi đến chỉ là 72 dpi thay vì 300 dpi, lựa chọn duy nhất là quay lại trình thiết kế để có hình ảnh lớn hơn. Nhưng nếu cách khắc phục tương đối đơn giản, chẳng hạn như sự kết hợp của các không gian màu đang được sử dụng, thì công việc thường có thể được sửa chữa tự động mà không làm chậm trễ quá trình sản xuất.
Thế giới đầy màu sắc đồng nhất
Ngay cả khi đã đạt được màu sắc như mong đợi trong hầu hết mọi sản phẩm, có những yếu tố khác về màu sắc trở nên quan trọng hơn. Cách đây không lâu, “màu kinh doanh” hoặc “màu được chấp nhận” là tất cả những gì được yêu cầu. Và đôi khi những điều này vẫn hoàn toàn có thể chấp nhận được. Đồng thời, màu sắc thương hiệu trong tên và logo được mong đợi là chính xác. Chúng ta đều biết rằng màu sắc có thể rất khác nhau tùy thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng hầu hết khách hàng mong đợi đạt một sắc thái nhất định của màu Red, Green hoặc Blue trên máy in.
Khách hàng cũng đang in tài liệu, sản phẩm của họ với nhiều phương tiện và thiết bị in khác nhau và muốn rằng màu sắc phải đồng nhất. Khách hàng trong lĩnh vực truyền thông biết rằng G7® là một cách để đảm bảo điều đó, và ưu tiên các nhà cung cấp dịch vụ in có chứng nhận G7.
Có G7 là một phần của quy trình in giúp đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu về màu sắc của khách hàng, khi các tiêu chuẩn kiểm soát màu là một phần của quy trình làm việc, nó sẽ giúp giảm lượng mực màu chuẩn bị cho máy in cũng như giảm thời gian và điều chỉnh màu khi in.
Vấn đề tự động hóa
Tự động hóa quy trình in giúp đảm bảo rằng từng giai đoạn của quy trình sản xuất in đang hoạt động hiệu quả và mang lại lợi ích cho cả nhà cung cấp và khách hàng in.
Tự động hóa có thể mang lại kết quả có lợi, giúp cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đáp ứng nhu cầu về chất lượng, sự thay đổi, trạng thái công việc trong thời gian thực và tính nhất quán của màu sắc. Điều này không nhất thiết là bạn phải tự động hóa mọi thứ, nhưng hãy nhớ rằng ngay cả mức độ tự động hóa khiêm tốn nhất cũng có thể tăng tốc độ và năng suất. Chúng ta cũng có thể bổ sung thêm các tính năng tự động tùy vào nhu cầu của khách hàng hay thay đổi theo sự phá triển của công nghệ.
Chi tiết báo cáo, các kết quả khảo sát, các bạn có thể đọc ở đây: canon-part4
