Thế kỷ 21, chúng ta đã nghe về AI, dữ liệu lớn, tự động hóa và cách mà chúng sẽ thay đổi cấu trúc của thế giới mà chúng ta đang sống. Dù luôn có những lo ngại về ảnh hưởng của chúng, ngay cả khi chúng ta đang đọc những dòng này, thì những công nghệ này đã có tác động sâu sắc từng ngày không thể đảo ngược đến cuộc sống của chúng ta. Dù bạn có thích hay không, thì những con robot đã đến và chúng đã trở thành một phần của ngành công nghiệp. Bây giờ, chúng ta cần học cách làm việc với chúng.
Ngành công nghiệp in chắc chắn không miễn nhiễm với sự thay đổi mạnh mẽ này. In ấn – là một thành phần quan trọng trong cách chúng ta làm việc, vui chơi và giao tiếp với nhau – đang đứng trước một ngã ba đường thú vị, khi ranh giới giữa in ấn và kỹ thuật số tiếp tục mờ nhạt. Các công nghệ in kỹ thuật số có thể kết hợp và phản ứng tức thời, cá nhân hóa sản phẩm in đã là xu hướng. Trong vài năm qua, ngành in đã cải thiện tốc độ số hóa ở nhiều cấp độ.
Trong Báo cáo Tình hình Ngành (SOI – State of the Industry) mới nhất của NAPCO Research và PRINTING United Alliance do Canon U.S.A tài trợ “Trí tuệ nhân tạo trong ngành in ấn: Hành trình bắt đầu”. Trí tuệ nhân tạo (AI – Artificial Intelligence) được cho là tác động lớn nhất đối với ngành In và không có đối thủ. Nghiên cứu lưu ý “Nhiều người tham gia khảo sát cho rằng phạm vi của AI vượt ra ngoài sản xuất và quy trình làm việc đến ‘mọi ngành’ và ‘mọi cấp độ của công ty’. Họ mô tả AI là ‘kẻ thay đổi cuộc chơi’, thêm vào các bình luận như ‘những người trong ngành không áp dụng AI sẽ phải vật lộn để theo kịp’ và ‘AI sẽ đóng vai trò lớn trong việc định hình ngành của chúng ta, cho phép những người có thể áp dụng AI hoạt động hiệu quả hơn đối thủ cạnh tranh và tạo ra những cơ hội mới để tăng trưởng’”.
Cụ thể, từ tháng 09/2023 đến tháng 03/2024, nghiên cứu phát hiện ra rằng số lượng nhà cung cấp dịch vụ in ấn sử dụng AI theo một cách nào đó trong hoạt động của họ đã tăng gần 20%. Trong khi đó, số lượng người trả lời không dùng AI đã giảm 20%. Nhìn chung, điều đó chỉ ra một bức tranh rất rõ ràng rằng các nhà in muốn duy trì khả năng cạnh tranh – bất kể thuộc phân khúc nào – sẽ phải áp dụng AI theo một cách nào đó trong vài năm tới.
Hình 1: Số lượng nhà in sử dụng AI ngày càng tăng
Dù sử dụng AI cho mục đích gì, thì theo khảo sát, ba lĩnh vực sử dụng hàng đầu hiện nay bao gồm tạo nội dung, tiếp thị và bán hàng. Tuy nhiên, khi xem xét kỹ hơn về mục đích mà các nhà cung cấp dịch vụ in dự định sử dụng AI trong năm tới, bức tranh đã thay đổi đáng kể. Hoạt động phân tích thị trường và phân tích khách hàng là những lĩnh vực được nhắm đến cao nhất. AI không chỉ dùng để tạo ra một bài đăng trên blog nữa. Thay vào đó, các nhà in nhận ra rằng AI có thể là một công cụ mạnh mẽ để giúp phân tích và sau đó thực hiện hành động trên dữ liệu mà họ đã có nhưng không biết.
Những thách thức với AI
Việc tích hợp AI vào các hoạt động của nhà cung cấp dịch vụ in ấn hiện tại có nhiều thách thức. Sau đây là những thách thức mà các công ty in ấn gặp phải trong quá trình ứng dụng AI vào sản xuất của mình
Xác định khả năng và Triển khai
Hiểu được những gì có thể và cách liên kết các chức năng thông qua công nghệ/API đã đặt ra những thách thức đáng kể. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang trong giai đoạn đầu tìm hiểu cách giao tiếp với AI và xác định thêm nhiều lĩnh vực mà AI có thể mang lại lợi ích. Quá trình này đòi hỏi nhiều lần thử và sai để hiểu được khả năng của AI và lĩnh vực có thể triển khai hiệu quả.
Sự thích nghi và đào tạo của nhân viên
Việc khiến nhân viên suy nghĩ về AI và tìm ra các phương pháp tốt nhất ở giai đoạn đầu triển khai là một rào cản. Cần phải đưa ra quyết định đúng đắn ngay từ đầu, bao gồm cả việc biết cách triển khai AI và vị trí phù hợp nhất trong tổ chức. Học cách sử dụng các hệ thống AI và xác định các hệ thống có thể mang lại lợi ích cho công ty là những quá trình liên tục đòi hỏi cả ban quản lý và nhân viên phải điều chỉnh theo các nguyên tắc mới.
Niềm tin và tính xác thực
Việc học cách tin tưởng AI và kiểm tra độ chính xác của kết quả đầu ra là một thách thức liên tục. AI không phải là không thể sai lầm và điều quan trọng đối với các công ty là đảm bảo phải có người giám sát các chức năng AI để ngăn ngừa các sai sót tiềm ẩn hoặc các mối lo ngại về bảo mật. Sử dụng đúng các cảnh báo để tận dụng tối đa AI là một kỹ năng cần có thời gian để phát triển. Việc xác định các nguồn và nhà cung cấp hợp lệ và tích hợp AI vào tổ chức đòi hỏi nhiều nỗ lực và nguồn lực.
Quản lý ứng dụng và thay đổi chiến lược
Khả năng phát triển nhanh chóng, liên tục của AI đòi hỏi phải đào tạo liên tục. Các doanh nghiệp phải đối mặt với những hạn chế như hạn chế về tài chính, tình trạng thiếu nhân tài và thiếu nhận thức về những gì cần được AI hỗ trợ. Việc xác định và hiểu các lĩnh vực mà AI có thể mang lại lợi ích là điều cần thiết, nhưng nhiều công ty/tổ chức vẫn đang trong giai đoạn đầu áp dụng, gặp khó khăn trong việc định lượng kết quả của AI có phải là cải tiến thực sự hay chỉ khác so với các quy trình chỉ có con người trước đây.
Học tập và thích nghi liên tục
Theo kịp những phát triển mới nhất của AI là một quá trình học tập. AI không hoàn hảo và đòi hỏi phải kiểm tra và sửa đổi liên tục. Xác thực thông tin và xác định các cơ hội để triển khai các chiến lược AI là rất quan trọng và việc thiết lập các rào cản và chính sách là cần thiết. Đối với một số người, AI vẫn còn quá mới để tích hợp và họ mới chỉ bắt đầu khám phá tiềm năng của nó.
Mối quan ngại về bảo mật
Bảo mật và các tác động pháp lý, đạo đức hoặc luân lý là những quan ngại tiềm ẩn của AI, ví dụ như việc sử dụng ngẫu nhiên tài liệu có bản quyền hoặc được cấp bằng sáng chế. Việc xây dựng một môi trường AI khép kín và đảm bảo nhân viên không tiết lộ dữ liệu bí mật của khách hàng hoặc các khái niệm và sáng kiến của công ty cho đối thủ cạnh tranh là rất quan trọng.
Ứng dụng thực tế và hiệu quả
Hiểu cách sử dụng AI, nơi sử dụng và cách AI có thể giúp doanh nghiệp hiệu quả và có lợi nhuận hơn là một thách thức liên tục. Việc tìm ra cách tốt để tích hợp AI vào phần mềm và quy trình hiện có đòi hỏi phải có kế hoạch chiến lược và nỗ lực liên tục.
Một cuộc khảo sát của NAPCO Research tại hiện trường vào tháng 3 năm 2024 đã hỏi các nhà in thương mại về cách tổ chức của họ đang sử dụng AI hiện nay và kế hoạch tương lai của họ là gì. Như thể hiện trong Hình 2, các ứng dụng AI được trích dẫn nhiều nhất mà các nhà in thương mại báo cáo là viết nội dung tiếp thị (17%), phân tích dữ liệu (13%), quản lý hộp thư đến email (13%), phân tích phản hồi của khách hàng và tương tác với khách hàng (12%), an ninh mạng (12%) và phân tích và dự báo xu hướng (11%).
Hình 2: Sử dụng AI của các nhà In
Thành phần dữ liệu
Tất nhiên, dữ liệu chỉ trở nên quan trọng khi áp dụng AI và mức độ tự động hóa trong hoạt động của tổ chức. Dữ liệu không chỉ quan trọng đối với khách hàng của bạn mà còn đối với sự phát triển và thành công của chính doanh nghiệp bạn. Dữ liệu, từ khi mới được thiết lập, thì tính dễ bị tổn thương của nó đã tồn tại. Để bảo mật, sau đây là năm bước chính bạn nên thực hiện để đảm bảo dữ liệu của mình được an toàn và có lợi cho doanh nghiệp của bạn:
- Cài đặt tường lửa. Điều này sẽ đảm bảo mức độ bảo vệ giữa doanh nghiệp của bạn và phần còn lại của thế giới.
- Sao lưu dữ liệu. Đôi khi, những kẻ xấu không nhất thiết phải tìm cách đánh cắp dữ liệu. Thay vào đó, chúng muốn bắt dữ liệu làm con tin để đòi tiền chuộc. Bạn có thể tránh điều này nếu bạn thường xuyên sao lưu được mã hóa, tốt nhất là sao lưu ngoài trang web để bạn có thể xóa các hệ thống bị nhiễm mà không mất bất kỳ dữ liệu quan trọng nào.
- Khóa. Chỉ cần một máy tính xách tay hoặc điện thoại không an toàn tải xuống một file sai hoặc nhấp vào một liên kết, thì toàn bộ mạng của bạn sẽ gặp rủi ro. Mặc dù không thể phủ nhận rằng đây có thể là một bước bổ sung cho tất cả mọi người liên quan, nhưng việc đảm bảo hệ thống của bạn được cách ly khỏi sự can thiệp từ bên ngoài là điều đáng làm.
- Bảo mật Wi-Fi. Tương tự như vậy, mặc dù luôn cung cấp cho khách hàng đến thăm trang web quyền truy cập miễn phí vào WiFi, nhưng đừng cung cấp cho họ quyền truy cập đầy đủ vào hệ thống của bạn. Điều đó tạo ra lỗ hổng có thể vượt qua tất cả các biện pháp bảo vệ khác. Thay vào đó, hãy có một mạng khách chuyên dụng, biệt lập không thể truy cập vào các hệ thống chính của bạn.
- Cập nhật, cập nhật, cập nhật. Tất nhiên, chúng ta đều đã thấy điều gì xảy ra khi một bản cập nhật bị lỗi — vụ bê bối Crowdstrike vừa rồi— nhưng loại sự việc đó rất hiếm. Một trong những biện pháp phòng thủ tốt nhất cho hệ thống của bạn là luôn cập nhật vì cả nhà sản xuất phần cứng và phần mềm đều liên tục tìm kiếm những cách mới để đánh cắp dữ liệu và hack vào hệ thống, và những bản cập nhật đó được thiết kế để vá mọi lỗ hổng hoặc khai thác mới.
Dữ liệu lớn, AI và tự động hóa là tương lai của thế giới chúng ta. Chúng sẽ tác động đến mọi khía cạnh của cuộc sống, bao gồm cả cách chúng ta giao tiếp với nhau, và in ấn — dù bạn có thích hay không — cũng nằm trong số đó. Chúng ta không cần phải đi đầu trong mọi cải tiến AI mới xuất hiện trên thị trường, nhưng sẽ là điều điên rồ nếu hoàn toàn bỏ qua những thay đổi của công nghệ. Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình không chỉ tiếp tục tồn tại trong thực tế mới, nơi tất cả chúng ta đang sống mà còn phát triển và thịnh vượng, thì bây giờ là lúc để cân nhắc cách sử dụng những công cụ mới này khi chúng phát triển.
Đừng chần chừ. Không phải mọi công cụ, thuật toán AI hay bất kỳ hệ thống quản trị robot nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp. Hãy thử nghiệm những gì có sẵn ngày hôm nay và theo dõi chặt chẽ những gì sẽ đến vào ngày mai, cơ hội thành công sẽ đến với bạn.
