Biên dịch: Eira
Hiệu đính: Dragonfly
Có lẽ bạn bạn cảm thấy quá quen thuộc khi nghe: rò rỉ dữ liệu, mối quan tâm về quyền riêng tư, làm sạch dữ liệu, quản lý dữ liệu. Nhưng chỉ vì bạn nhàm chán khi nghe về tất cả những cách mà dữ liệu nên được duy trì và sử dụng thì không có nghĩa là bạn – một nhà cung cấp dịch vụ in thương mại hoặc tiếp thị trực tiếp và nhà cung cấp dịch vụ thư tín có thể bỏ qua nó. Dữ liệu là huyết mạch của bất kỳ doanh nghiệp nào trong xã hội ngày nay, và việc biết cách tận dụng tối đa nó, và làm thế nào để bảo vệ nó cho bản thân và khách hàng của bạn, có thể là sự khác biệt giữa một doanh nghiệp có sự tăng trưởng cao và một doanh nghiệp phải chật vật để giải quyết những vấn đề liên quan đến dữ liệu.
David Spencer, Chủ tịch và Giám đốc điều hành của SpencerMetrics, chỉ ra rằng “Doanh nghiệp hoạt động dựa trên dữ liệu – và các nhà in thương mại không phải là trường hợp ngoại lệ”. “Dữ liệu đại diện cho sự thật – bạn đang ở đâu và đã từng vị trí nào – và có thể là cơ sở cho nơi bạn nên đi đến tiếp theo để phát triển tốt hơn, hoặc ít nhất là để duy trì tính cạnh tranh. In thương mại đã đứng sau nhiều ngành công nghiệp khác. May mắn thay, các nhà in đang ngày càng nhận ra nhu cầu về dữ liệu và thực hiện các bước cần thiết ”.
Phức tạp hơn nữa là sự bùng nổ của các điều luật về dữ liệu, một số nơi đã ban hành luật với mức độ nghiêm trọng và thực thi khác nhau, và một sự thúc đẩy cho các luật dữ liệu đã bị đình trệ khi các cuộc tranh luận kéo dài về những gì nên và không nên cần được làm rõ, ai nên thực thi nó, và ngay cả khi luật liên bang có chồng chéo luật tiểu bang hay không. Điều này có nghĩa là, đối với các nhà in và nhà cung cấp dịch vụ thư tín, việc tìm ra cách sử dụng và bảo mật dữ liệu có thể sẽ đem lại những hiệu quả tốt nhất.
Tính toàn vẹn của dữ liệu
Có hai cách để suy nghĩ về dữ liệu trong hoạt động in ấn và gửi thư, và cả hai đều quan trọng như nhau. Đầu tiên, đối với bất kỳ ai gửi bất kỳ thứ gì, tính toàn vẹn dữ liệu là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công của công việc. Nếu thư không đi đến đúng địa chỉ hoặc đúng tên, thì nó sẽ không thực sự tạo ra tỷ lệ phản hồi và ROI (Return on Investment – tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư) mà khách hàng đang tìm kiếm. Trong khi một số thương hiệu và nhà tiếp thị duy trì danh sách của riêng họ – và do đó chịu trách nhiệm giữ cho dữ liệu của riêng họ được ổn định và được cập nhật – nhiều người đang ngày càng dựa vào các nhà cung cấp dịch vụ in và thư của họ để quản lý quy trình đó.
Carroll Schiley, Giám đốc bộ phận Ứng dụng Công nghệ Sản xuất, tại công ty IWCO Direct có trụ sở tại Chanhassen-Minnesot, lưu ý rằng: “Khách hàng của chúng tôi kỳ vọng sẽ tiết kiệm tối đa chi phí bưu chính,”. “Với tỷ lệ USPS ngày càng tăng, điều này làm cho các chức năng làm sạch dữ liệu – bao gồm sáp nhập, lọc và xác định trước dữ liệu của họ – trở thành những quy trình có giá trị cao trong quy trình chung của dự án.”
Thứ hai, là bảo mật dữ liệu – và điều này áp dụng cho cả dữ liệu của chính công ty in ấn, cũng như các cơ sở dữ liệu mà nó cung cấp để bảo vệ cho khách hàng. George Forge, Phó Chủ tịch phụ trách công nghệ khách hàng tại Sussex, Quad có trụ sở tại Wisconsin, cho biết: “Chúng ta đang sống trong một thế giới mà việc quản lý dữ liệu và an ninh mạng – ở tất cả các cấp và trong tất cả các lĩnh vực của mọi tổ chức – là vô cùng quan trọng.
Không giống như mã QR thông thường, Flowcode (ở trên) có thể dẫn đến email, cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn văn bản được tạo tự động. Chỉ với một lần quét mã, người tiêu dùng sau đó có thể nhanh chóng kết nối với doanh nghiệp, làm cho các tài liệu in hấp dẫn hơn vì chúng liên kết giữa vật lý với kỹ thuật số.
Khi ngày càng có nhiều vụ vi phạm dữ liệu được cập nhật, chủ sở hữu thương hiệu và nhà tiếp thị luôn tìm cách để đối mặt với các tác nhân xấu trong không gian an ninh. Đối với nhà in, điều này có nghĩa là luôn được đào tạo về các công nghệ hiện tại, thực hành, và đảm bảo tất cả các quy trình để xử lý và lưu trữ dữ liệu được cập nhật. Có một máy chủ bảo vệ bằng mật khẩu không còn phù hợp nữa và chúng ta cần kết thúc lối suy nghĩ này. Bạn cần phải có một kế hoạch bảo mật dữ liệu toàn diện nếu bạn muốn thành công lâu dài.
Thật dễ dàng để loại bỏ quản lý dữ liệu như một khái niệm khó hiểu khi bạn có các sản phẩm in để tạo và xử lý dữ liệu. Thật dễ dàng để quên đi dữ liệu quan trọng như thế nào đối với mỗi giai đoạn của một dự án in ấn.
Điều đó đặc biệt đúng với các chiến dịch trải dài trên nhiều điểm tương tác và nhiều kênh thông tin. “Các đối tác tiếp thị nên coi dữ liệu là yếu tố then chốt để trao quyền cho các thương hiệu. Người tiêu dùng khám phá, tìm hiểu, mua hàng và phản hồi cho các thương hiệu thông qua nhiều kênh: mạng xã hội, tìm kiếm, video, TV, đài phát thanh, trong cửa hàng, ngoài nhà và in ấn, để đặt tên cho một số sản phẩm ”. Forge nói
Ông tiếp tục, “Các thương hiệu thành công phụ thuộc vào các tín hiệu thời gian thực và các nền tảng tự động hóa tiếp thị để đảm bảo họ đang đáp ứng người tiêu dung mà họ muốn hướng tới. Thương hiệu và sản phẩm của họ phải được thể hiện liền mạch, bất kể là kênh thông tin nào. Hệ sinh thái đa chiều, luôn kết nối được xây dựng xung quanh hệ thống quản lý chất lượng dữ liệu và tích hợp với các đối tác truyền thông.”
Đối với thành phần thư trực tiếp nói riêng -kênh mà nhiều nhà in thương mại sẽ liên quan mật thiết nhất – điều này có nghĩa là theo dõi những thông tin cần được chia sẻ, những người cần được chia sẻ và thậm chí những sản phẩm nào cần phải đến với khách hàng nào. Giao dịch của các nhà in đã quản lý quá trình này trong nhiều năm, nhưng mức độ cá nhân hóa và phiên bản đó cũng đang từ từ chuyển sang các loại thư khác. Hàng loạt thư của hàng ngàn sản phẩm giống hệt nhau đang trở nên ít phổ biến. Và đảm bảo tất cả đến đúng nơi là một phần của dịch vụ mà các nhà in và người gửi thư thương mại có thể cung cấp.
Spencer chỉ ra: “Mặc dù đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực tài chính và chăm sóc sức khỏe, không nhà in nào muốn một thư bị thất lạc, gửi nhầm địa chỉ hoặc gửi hai lần”. “Ban quản lý và khách hàng muốn biết rằng mỗi thư có nội dung và địa chỉ chính xác, từ in ấn đến thành phẩm hoặc có những công đoạn xử lý khác cho đến khi nó được gửi đi một cách an toàn.”
Khai thác tối đa từ dữ liệu của bạn
Đầu tiên và quan trọng nhất, khi nói đến quản lý dữ liệu, đó là thời gian để nói về tự động hóa. Đơn giản là có quá nhiều thông tin, đi vào quá nhiều dự án khác nhau mà tất cả phải làm việc một cách hoàn toàn hài hòa với nhau để nó được xử lý bởi một người trong bất kỳ hoạt động nào muốn phát triển theo thời gian. Trong trường hợp này, bảng tính không phải là lựa chọn hoàn hảo.
Schiley của IWCO Direct cho rằng: “Các bước xử lý dữ liệu cốt lõi có thể được tự động hóa thành công”, “Điều này cho phép có nhiều thời gian hơn để tập trung vào nhu cầu quy trình tùy chỉnh của khách hàng và xác nhận những kết quả đó.”
Theo Spencer: “Dữ liệu vừa đơn giản vừa phức tạp”, “Xử lý thủ công về cơ bản là dễ bị lỗi và tốn kém. Tự động hóa không phải là một điều xa xỉ, nó là một điều cần thiết và tự động hóa tốt có thể tiết kiệm chi phí đáng kể”, “Trong khi nhiều công ty cố gắng cải thiện lợi nhuận bằng cách tăng doanh thu – nhiều doanh thu có thể che lấp phần thiệt hại – thì việc giảm chi phí đơn giản là loại bỏ lãng phí lại hiệu quả hơn nhiều. Cắt giảm nhân công và thời gian máy móc có thể là cách tối ưu hơn để giảm cho phí.
Tuy nhiên, tự động hóa không chỉ giúp truyền dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác dễ dàng hơn. Nó cũng liên quan đến việc đảm bảo dữ liệu phù hợp có sẵn vào đúng thời điểm. Ghi chú của Quad Forge, “Dữ liệu vì lợi ích của dữ liệu không có ý nghĩa trong tiếp thị. Chúng tôi đang sử dụng dữ liệu để tạo ra một cách tốt hơn cho con người trải nghiệm công nghệ, sản phẩm. Chúng tôi có thể kiểm soát sự đổi mới, ý tưởng và tiếp thị ở đầu kênh, cũng như sản xuất, giao hàng, hậu cần và thực hiện ở cuối kênh”.
“Không có sự tiếp tay cho một nhà cung cấp, điểm tương tác hoặc hệ thống khác, gây mất thời gian, tiền bạc và người tiêu dùng,” Forge nói. “Dịch vụ ‘xuyên suốt’ này cho phép chúng tôi loại bỏ xung đột bất cứ nơi nào trong chuỗi tiếp thị. Quản lý và tích hợp dữ liệu chất lượng là trọng tâm để mang lại trải nghiệm liền mạch, hiệu quả và thành công cho khách hàng của chúng tôi và người dùng cuối cùng.”
Nếu tất cả những điều này có vẻ quá sức, Schiley lưu ý rằng nơi tốt nhất để bắt đầu nghiêm túc về quản lý dữ liệu là tiêu chuẩn hóa – đảm bảo tất cả dữ liệu của bạn tuân thủ cấu trúc và định dạng cơ bản. “Bắt đầu với cơ sở cấu trúc và xây dựng các bước xử lý dữ liệu tiêu chuẩn và quy trình làm việc dựa trên đó để cung cấp thông tin về thành phần và quy trình sản xuất “.
Spencer còn cho rằng các nhà in nên chỉ định tài nguyên để quản lý dữ liệu và hành động dựa trên kết quả phân tích. “Hiểu các ưu tiên của bạn – những gì bạn muốn biết nhất; tìm hiểu về các giải pháp có thể giải quyết các ưu tiên này và phát triển cùng bạn trong dài hạn, và đừng để thất thoát lợi nhuận của bạn. Các phần mềm theo yêu cầu (SaaS) có thể cung cấp cho bạn một ROI rất nhanh.”
Tin tưởng vào một tương lai nơi mà việc quản lý dữ liệu rất khó khăn và phức tạp. Nhưng nó cũng rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ chiến dịch tiếp thị nào – và điều đó làm cho nó trở nên thú vị, Forge chỉ ra. “Đánh giá tài năng và hệ thống của bạn, và đảm bảo bạn có một tầm nhìn vững chắc về lý do và cách bạn đang làm. Được phục vụ cho sự thành công của khách hàng là động lực vô cùng quan trọng để chúng tôi tiến lên phía trước, ngay cả trong những ngày khó khăn nhất.”
Quản lý dữ liệu là một thành phần quan trọng để thành công cho bất kỳ công việc in ấn nào trong thế giới ngày nay, và điều đó gần như đúng cho bất kỳ công việc nào bao gồm một thành phần gửi thư. Hiểu cách dữ liệu hoạt động, giúp dễ dàng truy cập và phân tích và đảm bảo an toàn cho cả doanh nghiệp cũng như khách hàng của bạn là tất cả các yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa các nhà cung cấp dịch vụ in xuất hiện trong nửa đầu của bảng xếp hạng Printing Impressions 300 và những nhà cung cấp dịch vụ in không được xuất hiện.
Nếu bạn muốn thấy doanh nghiệp của mình phát triển mạnh mẽ vào năm 2022 và hơn thế nữa, hãy bắt đầu với việc nghiêm túc với dữ liệu của bạn.
5 thực tiễn tốt nhất cho quản lý dữ liệu
David Spencer, Chủ tịch và Giám đốc điều hành của SpencerMetrics, đã tập hợp danh sách 5 cách tốt nhất mà mọi nhà in thương mại và nhà cung cấp dịch vụ thư tín nên tham gia để quản lý dữ liệu an toàn hơn.
1. Đảm bảo dữ liệu sạch và chính xác. Bạn đã nghe cụm từ “rác vào, rác ra” ( có nghĩa là nếu dữ liệu đầu vào sai thì dữ liệu đầu ra cũng sẽ sai) và điều đó chắc chắn áp dụng cho tất cả dữ liệu trong hoạt động của in thương mại.
2. Tổ chức dữ liệu của bạn. Nên có các danh mục từ cấp cao nhất đến thấp nhất để giúp dễ dàng tiếp cận loại thông tin phù hợp và làm cho dữ liệu dễ sử dụng và hiểu, trong khi không cụ thể đến mức khó tìm thấy một mục cụ thể.
3. Có khả năng kiểm soát quá trình tốt. Bạn không thể nào quản lý những gì bạn không theo dõi, và bạn không thể cải thiện những gì bạn không biết là sai.
4. Phân tích dữ liệu của bạn. Bạn có thể trích xuất rất nhiều thông tin có liên quan và hữu ích từ hầu hết các bộ dữ liệu cho phép bạn điều hành doanh nghiệp của mình tốt hơn, cũng như tạo ra các chiến dịch hiệu quả hơn cho khách hàng. Nhưng trước tiên bạn phải phân tích và hiểu rõ dữ liệu.
5. Sử dụng thông tin của bạn. Cải tiến liên tục không chỉ là một cụm từ bắt mắt – nó nên là một thành phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của mọi máy in thương mại. Sử dụng dữ liệu của bạn để thực hiện các thay đổi mang tính xây dựng một cách thường xuyên – đừng biến quy trình này thành quy trình một lần, hoặc thậm chí một lần một năm.
