CHUYỂN ĐỔI SỐ CHO NGÀNH IN VÀ BAO BÌ

CHUYỂN ĐỔI SỐ CHO NGÀNH IN VÀ BAO BÌ

Mua sắm công nghiệp điện tử (digital procurement)

Trần Kiết Toàn và cộng sự

ePrintPack

Tóm tắt: Hiện nay, mua sắm công nghiệp trên nền tảng điện tử đối với nhiều công ty trên thế giới không còn là điều gì mới lạ. Ở Việt Nam thì lại khác! Có thật sự chúng ta cần nó không?  Có gì khó quá cho chúng ta không? Ma trận Kraljic giúp chúng ta có cái nhìn thấu đáo về mua sắm công nghiệp cho từng doanh nghiệp, để từ đó tự xây dựng cho mình một các tiếp cận hợp lý nhất khi ứng dụng công nghệ trong việc mua sắm một cách nhanh và hiệu quả.

Thông thường khi nghe đến sàn thương mại điện tử B2B, nhiều người trong chúng ta nghĩ ngay đến việc giới thiệu và bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp mình trên không gian mạng, mà ít ai nghĩ đến việc làm sao mua sắm cho công ty một cách tốt nhất với các sàn thương mại.

Mua sắm công nghiệp chủ yếu nhắm đến 2 mục đích chính, đó là quản lý rũi ro (nguồn hàng và dịch vụ cần thiết bị thiếu hụt) và quản lý chi phí (không để chi phí đầu vào làm giảm sức cạnh tranh của hàng hóa và dịch vụ bán ra).

1. Những khó khăn cho việc mua sắm điện tử:

Hiện nay, theo tìm hiểu của chúng tôi, có đến trên 80% các doanh nghiệp in và bao bì tại Việt Nam là các công ty vừa, nhỏ và siêu nhỏ, thiếu vốn và thiếu công nghệ, khả năng cạnh tranh quốc tế cũng rất thấp, chủ yếu in thương mại cho thị trường nội địa hoặc in gia công cho các nhà thầu trong nước. Trong thực tế, ở nhiều nước trong đó có láng giềng Trung Quốc của chúng ta, mô hình mua sắm công nghiệp trên nền tảng điện tử đã được phát triển từ lâu. Hiện nay, nó trở thành một phần không thể thiếu của chuỗi cung ứng chuyên nghiệp của các công ty. Còn ở Việt Nam, ngoài các công ty FDI lớn về in ấn và sản xuất bao bì, lác đác chỉ có vài công ty áp dụng công nghệ số trong mua sắm trang thiết bị, vật tư và linh phụ kiện, mà chủ yếu là tìm thêm nguồn hàng cho vật tư và các dụng cụ công cụ (MRO parts). Các công ty đa quốc gia có nhà xưởng tại Việt Nam không tham gia vào việc này, mà do trung tâm mua sắm (Procurement center) toàn cầu hoặc khu vực đảm nhận việc này.

Một nghiên cứu vào năm 2009 do Bộ KHĐT, Đại học xây dựng và Đại học Hồ Hải (Trung Quốc) cho thấy ở Việt Nam, mức độ sẵn sàng ứng dụng mua sắm điện tử của các doanh nghiệp còn rất thấp, đặc biệt do cơ sở hạ tầng IT của doanh nghiệp còn quá yếu và kỷ năng, kiến thức của nhân sự chủ chốt về mua sắm điện tử không đầy đủ. Rất tiếc là năm 2022, hơn 10 năm sau, thực trạng này vẫn còn là một thực tế trong ngành in và sản xuất bao bì.

Ngoài ra, một cản lực không kém phần quan trọng cho việc ứng dụng số trong mua sắm công nghiệp ở các công ty ở Việt Nam, đó là thói quen hay nói đúng hơn là văn hóa làm việc của các doanh nghiệp. Vấn đề “văn hóa thói quen” này thậm chí còn được xếp cao hơn việc thiếu nhân lực có kỷ năng mua sắm điện tử, cho thấy việc kinh doanh dựa trên “quan hệ” đã ăn sâu vào lối suy nghĩ và cách làm của chúng ta, và nó cũng làm khó chúng ta trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hôm nay.

Năm 2022, tất cả các khó khăn chồng chất do đại dịch, lạm phát toàn cầu, khủng hoảng địa chính trị ở Đông Âu, thiếu hụt nhân lực cộng thêm sự thiếu chuẩn bị trong việc tận dụng các tiện ích và cơ hội từ công nghệ số đã làm tệ hơn tình hình tài chính của đa số các doanh nghiệp trong ngành in và bao bì, mặc dù có khi đơn hàng vẫn không thiếu.

2. Những lợi ích từ mua sắm công nghiệp với thương mại điện tử

Như đã trình bày, các công ty trong ngành in ở nhiều nước trên thế giới đã sớm có được các lợi thế nhờ chuyển đổi số ngay cả trước khi đại dịch và rất nhiều

 công ty đã mạnh dạn xúc tiến việc này, không chỉ trong việc bán hàng hóa, mà còn đặc biệt trong việc xây dựng cho mình một chuỗi cung ứng dựa trên công nghệ số.

Nếu các bạn có tài khoản LinkedIn thì hãy theo dõi số lượt Tìm người trong lĩnh vực Chuyển đổi số (digital transformation) hoặc thương mại điện tử (e-commerce) hoặc mua sắm điện tử (e-procurement), các bạn sẽ ngạc nhiên vì những công việc liên quan đến các lĩnh vực trên từ 2020 ngày càng nhiều, ngay cả ở Việt Nam.

Những thay đổi này xảy ra với ngành in và bao bì còn nhanh hơn ở một số ngành khác. Công nghệ chế bản bằng thiết bị quang cơ, rồi đến CtF, CtP, rồi in kỹ thuất số đã đưa nhiều nhà cung cấp giải pháp một thời nổi tiếng như Sixt GmbH, Polygraph,… ra khỏi thị trường.

Cuối cùng, các khách hàng lớn của chúng ta đã áp dụng mua sắm điện tử từ lâu để tìm nguồn cung ứng mới, đa dạng hóa nguồn cung tiêu, tránh tiêu cực trong mua sắm và cải thiện vận hành của chuỗi cung ứng của họ. Doanh nghiệp nào đã từng cung cấp bao bì và nhãn hàng trực tiếp cho các công ty thuộc Unilever hoặc P&G đẫ hiểu những vấn đề này từ nhiều năm nay.

Rõ ràng, việc ứng dụng số trong mua sắm của các doanh nghiệp ngày nay giúp cho doanh nghiệp giải quyết được một số vấn đề quan trọng:

1. Bảo đảm tốt nhất chuỗi cung ứng: Ai có thể đảm bảo với bạn là những nhà cung ứng hiện nay của bạn không phải gặp khó khăn với chuỗi cung ứng của chính họ? Bạn đã có phương án B hoặc C, để bảo đảm nhà máy của bạn không phải dừng sản xuất vì các khó khăn của đối tác hiện thời không? Bạn có nhận dạng được các rủi ro tiềm ẩn từ đâu tới không? Chuyển đổi số trong mua sắm cho doanh nghiệp ngày nay giúp chúng ta quản lý quan hệ nhà cung cấp hiệu quả và minh bạch hơn, hệ thống hơn và an toàn hơn.
2. Giảm chi phí vận hành: Hiện nay có bao nhiêu nhân viên trong nhiều bộ phận của bạn phải liên quan đến việc thu mua, từ đánh giá nhà cung cấp đến soạn thảo hợp đồng mua bán, rồi theo dõi đơn hàng, kiểm tra chất lượng đầu vào? Lương phải trả cho họ là bao nhiêu? Có thực sự hiệu quả không? Nếu họ nghỉ việc, thời gian để hướng dẫn nhân sự mới là bao lâu? Bạn có chắc là thông tin về giá cả và điều kiện mua bán của công ty của bạn có được bảo mật, khi họ ra đi không, mặc dù có khi họ cũng là người thân?

Đó là những câu hỏi mà một chủ doanh nghiệp hay một nhà quản lý cấp cao luôn luôn đặt ra. Nếu chúng ta có một cơ chế an toàn hơn, minh bạch hơn, ít tốn kém hơn, thì hãy bắt đầu xây dựng nó từ ngày hôm nay, đặc biệt cho một số nhóm hàng như vật tư và linh phụ kiện thiết yếu cho việc sản xuất.

Theo Wax Digital, một khảo sát vào năm 2018 ở 200 công ty cho thấy cứ mỗi 10£ đầu tư cho mua sắm điện tử, thì tiết kiệm được 34£ chi phí vận hành và 38£ chi phí mua sắm.

1. Giảm thời gian thực hiện giao dịch: Mua sắm điện tử hôm nay bao gồm tất cả các hoạt động của doanh nghiệp từ tìm kiếm, lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với tiêu chuẩn công ty đưa ra, thương lượng các điều kiện, ký kết hợp đồng và quản lý lịch sử và dữ liệu mua sắm trên không gian số. Các kết quả đánh giá của tất cả các bộ phận tiếp nhận và sử dụng hàng hóa và dịch vụ đã mua trong từng đơn hàng là nguồn thông tin quý báu mà công ty thu thập được qua mua sắm điện tử ngày hôm nay, để tránh những sai sót và mất thời gian cho những lần mua sắm sau này.
2. Nhanh nhạy hơn trong nhận thức các xu thế thị trường: Trong một thế giới liên tục thay đổi, khi giá nguyên liệu, giá vận chuyển thay đổi hàng tuần, chưa kể các chính sách do các chính phủ ban hành ảnh hưởng đến vật liệu “sạch” (như các quyết định từ COP26 cho bao bì nhựa), doanh nghiệp cần có một cơ chế hổ trợ việc “quét” (scan) liên tục các dữ liệu về giá cả và các điều kiện quan trọng khác như thời gian giao hàng, giá logistics cho các sản phẩm thiết yếu trong sản xuất cũng như vận hành. Kết hợp với các thông tin thị trị trường được thường xuyên cập nhật, chỉ có một nền tảng số mới có thể hổ trợ doanh nghiệp có những thông tin quan trọng từ việc mua sắm một cách có hệ thống và nhanh chóng, để điều chỉnh giá cả hoặc chi tiêu trong thời gian sớm nhất.
3. Nâng cao ưu thế cạnh tranh: Nếu như 10 năm trước, việc xử lý các thông tin liên quan đến việc kinh doanh tương đối đơn giản, không có nhiều yếu tố bất ổn, không có đại dịch làm xáo trộn thị trường, thì ngày nay vị trí chúng ta đã cố xây dựng qua nhiều năm, có thể thay đổi, nếu chúng ta không có được những công cụ phù hợp, khi những công nghệ cũ đã lỗi thời và không còn ai cần đến chúng.
4. Đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch, một điều rất cần thiết khi làm việc với các đối tác đa quốc gia, đặc biệt từ phương Tây.

3. Làm thế nào để xây dựng một chiến lược mua sắm cho doanh nghiệp in và bao bì vừa và nhỏ?

Trước khi đại dich COVID 19 xảy ra, chúng ta đã có những lúc khan hiếm và giá nguyên liệu cho ngành in tăng phi mã, do các chính sách bảo vệ môi trường và tái cấu trúc của các công ty giấy và hóa chất. Ngành in và sản xuất bao bì cho đến hôm nay vẫn không thể có các nguồn cung ứng nguyên liệu trong nước, mà gần như phải phụ thuộc vào các nguồn giấy và hạt nhựa từ nước ngoài. Cho nên việc quản lý rủi ro trong lĩnh vực mua sắm là một việc cần phải làm.

Để có một cái nhìn cụ thể về việc này, Peter Kraljic đã đưa ra vào năm 1983 trên Havard Business Review mô hình cho các công ty, mà đến nay vẫn còn phổ biến trong giới kinh doanh sản xuất, qua ma trận bên dưới:

Qua ma trận này, rõ ràng việc tìm nguồn cung cũng như thương thảo và mua sắm các mặt hàng chiến lược (vd. Máy in công nghệ mới, khó có thể tự học vận hành và tự bảo trì) sẽ phải được lưu tâm đặc biệt, có thể bởi 1 ban dự án. Nhiều công ty lớn cũng đã lựa chọn cách tiếp cận hoặc ký hợp đồng trực tiếp với nhà sản xuất lớn, mà không thông qua đại lý, do yêu cầu cam kết khi thực hiện hợp đồng cũng như hổ trợ trong giai đoạn hậu mãi.

Trong khi đó, đối với các mặt hàng đặc chủng (vd. các loại mực in hoặc nguyên liệu đặc biệt, một số linh phụ kiện hao mòn,…) việc liên tục tìm kiếm các nguồn cung thay thể cho với nhà cung cấp đang có là một công việc mà phòng mua phối hợp với các phòng ban kỹ thuật phải thường xuyên xúc tiến, để tránh việc sản xuất bị đình trệ.

Đa số các doanh nghiệp tìm nguồn cung cho các mặt hàng hổ trợ (vd các thiết bị đơn lẻ, các công cụ kiểm tra chất lượng, các thiết bị trong phòng lab, dụng cụ bảo trì,…) qua tên tuổi và khả năng phục vụ tại chỗ của các nhà cung cấp. Việc tìm nguồn và mua sắm tương đối đơn giản, nếu có chuẩn bị tốt.

Cuối cùng, các doanh nghiệp vẫn có những khoản chi đều đặn cho các mặt hàng thông dụng như công cụ dụng cụ (CCDC) không phức tạp lắm. Đặc điểm của nhóm mặt hàng này là có rất nhiều đơn hàng với giá trị tương đối nhỏ (dưới 30tr. VND/ đơn vị), nhưng tổng chi phí hàng năm có thể lên đến trên 3% tổng doanh thu của một doanh nghiệp.

Trong thế giới số ngày nay, doanh nghiệp mua sắm tận dụng sự các sàn thương mại điện tử để:

1. Tìm và mua sắm các mặt hàng phổ thông và hổ trợ, vì mức độ rủi ro thấp hoặc rất thấp khi thay đổi nhà cung cấp;
2. Tìm các phương án dự phòng cho việc mua sắm các mặt hàng đặc chủng, để có thể thay thế các nhà cung cấp hiện có không đáp ứng nhu cầu;

Việc mua sắm các mặt hàng chiến lược đến nay vẫn dựa trên nguyên tắc cam kết trực tiếp giữa nhà cung cấp và nhà đầu tư (vì nhiều lý do, như chất lượng sản phẩm- dịch vụ, khả năng bảo hành, bảo trì, độ tin cậy,… nhưng quan trong hơn hết là do nguồn cung không thể thay đổi trong một thị trường nhất định).

Để có cái nhìn đầy đủ và rõ ràng, ma trận Kraljic đòi hỏi phải có các số liệu chính xác cho tất cả các sản phẩm được mua trong một thời gian nhất định.

Chúng tôi luôn khuyên các bạn nên số hóa tối đa các chi tiêu cho doanh nghiệp cũng như toàn bộ quy trình mua sắm, để việc kiểm tra và đánh giá được cập nhật một các liên tục và theo thời gian thực (real-time). Việc nhập liệu bằng tay chỉ mất công và tốn tiền cho tổ chức, chưa kể có nhiều sai sót, vì có quá nhiều khâu tham gia vào công việc đơn giản này.

4. Lộ trình xây dựng bền vững việc mua sắm công nghiệp bằng số

Dưới đây là một số bước đi mà nhiều doanh nghiệp SME và lớn ở Châu Âu đã áp dụng, để không bỏ cuộc giữa đường:

1. Đánh giá lại chiến lược mua sắm hiện tại và xác định những khiếm khuyết còn tồn tại của quy trình hiện hành;
2. Chọn lựa các mặt hàng cần mua và không mua qua các nền tảng số;
3. Trao đổi với tất cả các bên liên quan (nội bộ và đối tác bên ngoài) về các tồn tại trên và những thay đổi cần thiết;
4. Lên kế hoạch và KPI cụ thể cho việc mua sắm điện tử;
5. Chọn phần mềm phù hợp hay các nền tảng thương mại điện tử phù hợp với ngành kinh doanh để thực hiện việc tìm nguồn cung mới;
6. Thực hiện nhập liệu và hướng dẫn quy trình mới cho tất cả các bên liên quan;
7. Liên tục kiểm tra các KPI và điều chỉnh quy trình, nếu cần thiết.

Không có lộ trình nào lý tưởng cho tất cả các tình huống, tuy nhiên các công việc không thể bỏ qua dưới đây luôn luôn được thực hiện một cách nghiêm túc với sự đôn đốc trực tiếp của một thành viên ban giám đốc. Đó là:

1) Đánh giá các tồn tại cần xử lý,

2) Trao đổi với các bên liên quan về các giải pháp và chọn công cụ phù hợp (phần mềm hoặc sàn thương mại điện tử chuyên ngành) để thực hiện và

3) Tập huấn kỹ càng cho nhân viên.

Hiện nay, trên thị trường đã có nhiều công ty phần mềm viết hoặc cài đặt các phần mềm chuyên nghiệp cho việc mua sắm, tuy nhiên làm sao tìm được một đối tác đồng hành với các vấn đề của chính doanh nghiệp mới là hiệu quả và bền vững. Vừa qua, một số doanh nghiệp Việt Nam, kể cả trong ngành in và bao bì, do quá tin tưởng vào “tên tuổi” của một số phần mềm, đã coi thường vai trò của người tư vấn và cung cấp phần mềm, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc triển khai.

Tuy nhiên, có phần mềm và quy trình số chỉ là thế mạnh nội bộ, điều quan trọng nhất là không bị động trong chuỗi cung ứng, và điều đó có nghĩa là chúng ta phải quan tâm đến các sàn thương mại điện tử B2B chuyên ngành, sao cho có nhiều lựa chọn an toàn và phong phú nhất.

5. Kết luận

Xu hướng sử dụng nền tảng thương mại điện tử cho mua sắm công nghiệp đã được khẳng định ở nhiều nước, nhưng ở Việt Nam, việc này còn rất hạn chế, đặc biệt trong ngành in và sản xuất bao bì, vì nhiều lý do đã nêu trên.

Tuy nhiên, để có thể hội nhập vào nền kinh tế số, các doanh nghiệp đã có những bước điều chỉnh việc tìm nguồn cung và mua sắm một cách hợp lý, an toàn nhất với các phần mềm chuyên nghiệp và nền tảng thương mại số chuyên ngành.

Một khi ban lãnh đạo của một công ty hiểu được cần phải thay đổi và được chuẩn bị tốt để sẵn sàng hội nhập với môi trường công nghệ, thì việc mua sắm công nghiệp bằng số sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp hiệu quả hơn, nhanh hơn và bền vững hơn.

Cuối cùng, chọn cho doanh nghiệp của bạn một nền tảng thương mại số chuyên ngành in ấn và bao bì để tham gia cũng là một lựa chọn tiết kiệm nhất để tìm các nhà cung cấp trên không gian mạng, đặc biệt cho các mặt hàng thông dụng, đặc chủng hoặc mặt hàng hỗ trợ. Đây cũng là môt chủ đề hấp dẫn mà chúng tôi sẽ có dịp đề cập cụ thể hơn vào một dịp khác.