PDF/X: Công cụ và cách sử dụng
Viết bởi Andrew Bailes-Collins
Dịch bởi: Jimmy Nguyễn
Hiệu đính: Ngo Printer
Các công cụ PDF/X
Tin tốt cho bất kỳ ai muốn bắt đầu làm việc với các tiêu chuẩn PDF/X, là nhiều công cụ sẵn có để hỗ trợ tất cả các lĩnh vực sản xuất dùng PDF/X. Các đặc tính của PDF/X hiện tại được thiết lập rất tốt và hoàn thiện như đúng yêu cầu của các nhà phát triển phần mềm.
Tạo tệp PDF/ X
Các tệp PDF/X có thể được tạo trực tiếp từ các phần mềm dàn trang chuyên nghiệp như Adobe InDesign hoặc Quark Xpress. Khi xuất sang PDF, người dùng chỉ cần chọn phiên bản PDF/X cần thiết (1, 3 hoặc 4) và phần mềm sẽ hướng dẫn người dùng tuân theo các cài đặt cụ thể để xuất tệp PDF/X hợp lệ.
Không thể xuất trực tiếp tệp PDF/X hợp lệ bằng cách sử dụng các tùy chọn xuất tệp trong các ứng dụng văn phòng như Microsoft Word hoặc OpenOffice. Tuy nhiên, bạn có thể xuất tệp PDF bình thường trước rồi sau đó chuyển đổi sang PDF/X bằng cách sử dụng một ứng dụng bổ sung có khả năng chỉnh sửa tệp để đáp ứng một trong các đặc tính PDF/X. Tùy thuộc vào khối lượng tệp cần xử lý, bạn có thể lựa chọn giải pháp trên nền tảng máy tính cá nhân hoặc máy chủ. Các giải pháp này thường bắt đầu bằng việc kiểm tra mức độ tuân thủ với PDF/X trước rồi chuyển qua công đoạn chỉnh sửa.
Sự chỉnh sửa và tuân thủ tiêu chuẩn PDF/X
Chất lượng và tuân thủ tiêu chuẩn là phần chính yếu của quá trình tạo tệp PDF/X. Bất kể là bạn gửi tệp cho nhà in hay trực tiếp xử lý các tệp PDF tại xưởng in, kiểm soát chất lượng là tối quan trọng. Một tệp PDF không đạt chuẩn có thể dẫn việc trễ hẹn, lãng phí thời gian, vật liệu và chi phí phát sinh. Phát hiện sai sót càng trễ, sẽ càng tốn kém để khắc phục hậu quả.
Ngành in có một thuật ngữ cho quá trình kiểm soát chất lượng này: preflight (Kiểm tra tệp trước khi xuất). Thuật ngữ này được thừa hưởng từ việc kiểm tra máy bay trước khi cất cánh của phi công. Trong một quá trình tương tự, nhà in sẽ kiểm tra kỹ lưỡng tệp PDF trước khi đưa nó vào quy trình sản xuất để đảm bảo tệp có đủ chất lượng cho ấn phẩm đầu ra.
Hầu hết các giải pháp kiểm tra tệp PDF mang đến cơ hội cho nhà cung cấp dịch vụ in (PSP) khắc phục rất nhiều vấn đề có thể phát sinh. Điều này có thể được thực hiện như một phần của dịch vụ mà PSP cung cấp cho khách hàng hoặc có thể bị tính thêm phí. Trong ngành tạp chí hay báo, không có gì lạ khi quá trình xuất bản luôn nhấn mạnh đến tệp PDF/X “sẵn sàng in”. Bên xuất bản không sẵn sàng chịu trách nhiệm với những sai hỏng có thể xảy ra nếu họ tự chỉnh sửa tệp.
Các giải pháp kiểm tra và chỉnh sửa tệp PDF/X có mặt dưới nhiều hình thức như sau:
Giải pháp trên máy tính để bàn
Đối với người dùng có số lượng tệp tương đối ít để xử lý, một phần mềm thủ công sẽ phù hợp nhất.
Các ứng dụng dành cho máy tính để bàn như Adobe Acrobat có tích hợp sẵn tính năng để kiểm tra tệp và chỉnh sửa mức độ tuân thủ PDF/X. Ngoài ra còn có các plugin của bên thứ ba cho Adobe Acrobat để mở rộng các khả năng kiểm tra và chỉnh sửa đó.
Giải pháp trên máy chủ
Đối với người dùng phải kiểm tra và sửa hàng trăm hoặc hàng ngàn tệp PDF/X mỗi ngày, có sẵn các giải pháp kiểm tra tệp dựa trên hot-folder (thư mục tự động) hoặc máy chủ. Các ứng dụng này thường ở dạng phần mềm Giao diện Dòng Lệnh (CLI – Command Line Interface) và có khả năng vận hành quá trình kiểm soát chất lượng theo hướng đã lập trình. Chúng cho phép sản xuất tự động với sản lượng lớn và có thể được vận hành bởi các hệ thống bên ngoài bằng cách kết nối môt cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng thẻ việc (job ticket) định dạng XML để cho phép kiểm tra tệp với các chi tiết đặc thù theo đơn hàng hay đơn vị đặt quảng cáo.
Quy trình làm việc và đầu ra
Mức độ tuân thủ và preflight chỉ là hai khâu trong cả quá trình chế bản mà tệp PDF/X phải trải qua để in thuận lợi, đồng thời cũng chỉ là vài mảnh ghép của một quy trình lớn hơn. Khi làm việc với PDF/X, điều quan trọng là tất cả các phần và quá trình trong hệ thống sản xuất in phải được cấu hình phù hợp để xử lý phiên bản PDF/X đang sử dụng; chỉ sử dụng tính năng preflight theo phiên bản PDF/X là chưa đủ. Nhiều nhà cung cấp quy trình còn đưa ra bảng dữ liệu giải thích cách các quy trình phải được cấu hình để xử lý các tệp PDF/X một cách chính xác.
Các thư viện lập trình
Thư viện lập trình cho phép các nhà phát triển phần mềm tích hợp chức năng PDF/X vào các ứng dụng của riêng họ mà không phải phát triển lại từ đầu.
Một số sản phẩm trên máy tính để bàn hoặc máy chủ cũng có sẵn dưới dạng những thư viện lập trình. Với những “Software Development Kits – Bộ công cụ phát triển phần mềm” này, các công ty có thể bổ sung thêm chức năng cho PDF/X với ít nỗ lực và thời gian hơn để ra mắt trên thị trường. Các thư viện này giúp họ tạo mới, prefight và chỉnh sửa tệp PDF/X.
